ТОП5 нарушений при работе с ЕГАИС в ресторане

Наша задача сделать так, чтобы вы понимали все особенности работы ЕГАИС и учитывали их в своих бизнес-процессах.

1. Сверка остатков в ЕГАИС и в алкогольной декларации

Начнем, пожалуй, с самой актуальной в начале нового квартала ситуации – подготовка и сдача ежеквартальной декларации по обороту алкогольной продукции в вашем заведении. Декларация, как форма отчетности и контроля, сильно старше ЕГАИС. Начинали ее готовить и сдавать еще в бумажном виде примерно 10 лет назад, потом перешли на электронный формат. Фактически эта форма отчетности с развитием ЕГАИС себя изживает и каждый год мы ждем отмены алкогольной декларации и для общепита, как это уже произошло для розницы. Но пока этого не произошло декларацию нужно готовить и сдавать ежеквартально. Основанием для заполнения декларации являются данные о закупках и продажах алкогольной продукции вашим предприятием.

В 2018 году ФСРАР научился в автоматическом режиме сверять данные об остатках, которые вы декларируете в этом отчете с данными в ЕГАИС. И в таком же автоматическом режиме рассылать письма о выявленных нарушениях, которые могут стать основанием для возбуждения административного расследования. Важно понимать, что данные об остатках на начало квартала и на его конец в ЕГАИС не должны точно совпадать с данными в декларации. Это связано с отличием в подходах к учету (вскрытие тары или продажа, дата отгрузки или дата поступления) но большие расхождения (более 100 дал) по позиции точно станут основанием для штрафа.

Такие большие расхождения в данных по декларации и в данных по ЕГАИС можно допустить только при серьезных ошибках или при полном отсутствии учета и в основном по пиву. Но в нашей практике мы встречали ситуации, когда ресторан неправильно отражал в ЕГАИС списание (возврат) пива поставщику и мы это замечали только при подготовке и сверке декларации.

Мы подробно обсуждали, что нужно сделать, чтобы правильно сдать алкогольную декларацию и как ее проверить перед отправкой в нашей статье. Если вы сомневаетесь в точности данных в подготовленной для вас декларации – обращайтесь к нам. Мы поможем ее проверить и сделаем так, чтобы вы забыли о таких сложностях в следующих кварталах.

Этот вид нарушения – явный лидер по значимости и по серьезности последствий для любого ресторана, потому что кроме штрафа грозит отзывом лицензии на продажу алкогольной продукции. МРЦ – это минимальная розничная цена на алкоголь, которая введена в нашей стране, чтобы снизить его потребление. Представляет собой большую таблицу, в которой перечислен вид алкоголя с градусами и с минимальной ценой за литр продукции. Поэтому для получения МРЦ на конкретный шот, бутылку или коктейль нужно иметь хороший аналитический ум и калькулятор. А ЕГАИС это делает автоматически. Понятно, что никто в здравом уме не будет продавать алкоголь в баре дешевле МРЦ (зачем вообще его продавать дешево?), но, к сожалению, сделать это по ошибке очень легко, а особенно в ресторане.

Сложность в том, что ЕГАИС умеет по коду акцизной марки в автоматическом режиме сверять розничную цену, по которой вы продали данную конкретную порцию алкоголя. А тут можно ошибиться в двух местах – указать не ту акцизную марку или не тот объем (а значит и цену) проданного алкоголя.

Как видите за одно нарушение сразу два наказания, причем одно не может быть без другого. И все это также выявляется ЕГАИС в автоматическом режиме, а значит в 100% случаев.

Самый понятный вариант избежать ошибки – сканировать каждую акцизную марку при вскрытии или продаже и контролировать при этом ту цену, которую мы передаем в ЕГАИС. Для этого можно использовать наше мобильное приложение для DocsInBox, в этом случае удобный инструмент у вас всегда будет под рукой.

Возможные «узкие места», на которые нужно обратить внимание ваших сотрудников, чтобы не нарушить МРЦ, мы обсуждали в нашей статье. Также помните, что МРЦ поменялся с 1 января 2020 года, поэтому вам нужно обновить свои кассовые системы, чтобы они могли правильно контролировать цену продажи уже по новым требованиям.

3. Нарушение порядка приемки и продажи маркированного алкоголя

ЕГАИС контролирует продажу алкоголя на основании данных, которые в него вносят все участники рынка – производители, импортеры, оптовики и розничное звено, к которому относится и общепит. Эти данные формируют своеобразную цепочку документов, по которым изменяется владелец алкоголя на всем его пути от завода до барной стойки. Начиная с прошлого года такая цепочка формируется по каждой акцизной марке по каждой бутылке. Очень важно не нарушать порядок отражения звеньев этой цепи приходно-расходных операций в ЕГАИС. Для ресторана поступление алкоголя отражается подтверждением расходной накладной, которую для вас выгрузил в систему поставщик. И пока накладная не подтверждена для ЕГАИС алкоголь так и принадлежит вашему поставщику, а не вам, даже несмотря на то, что товар уже давно физически находится у вас и товарные накладные вы подписали и отдали экспедитору.

Любая попытка продажи такого алкоголя через ЕГАИС для системы будет признаком продажи контрафактной продукции – вы продаете «чужой» алкоголь, которые не числится на ваших остатках, а значит нарушаете закон. Самые частые причины таких нарушений – не понимание принципов работы с ЕГАИС и ошибки в бизнес-процессе учета алкоголя на предприятии. Простой пример – поставщик привез алкоголь в пятницу, за учет в ЕГАИС отвечает бухгалтер, который работает удаленно и не может до понедельник подтвердить накладную (заболел, в отпуске и т.д.). Товар стоит в подсобке. У бармена на выходных заканчивается алкоголь, и он по ошибке, берет бутылки из новой партии, которая еще не принята по ЕГАИС. Дальше все просто – сканирование акцизной марки, добавление ее в акт списания в ЕГАИС и штраф.

Чтобы снизить риски возникновения таких ситуаций мы рекомендуем максимально сближать фактические движения алкогольной продукции с отражением таких движений в ЕГАИС. Приняли алкоголь от поставщика по количеству и качеству – тут же отразили этот факт в ЕГАИС и подтвердили накладную. В этом случае на вашей территории не может появится «чужой» алкоголь, а это снижает все остальные риски, с ним связанные. Сделать это можно также при помощи мобильного приложения нашего сервиса, при этом система еще и проверит, все ли правильно вам привез ваш поставщик. Накладную в ЕГАИС сможет подтвердить тот же сотрудник, который фактически принимает продукцию от поставщика.

4. Расхождение фактических остатков алкоголя с данными в ЕГАИС

Это нарушение выявляется только при выездной проверке сотрудниками регионального управления ФСРАР. Но ни одна выездная проверка не обходится без такой процедуры, как сверка фактических остатков алкогольной продукции и информации, отраженной по этой продукции в ЕГАИС. Как правило проверяющие заранее знают, что и где искать, потому что при формировании списка компаний для проверки в первую очередь обращают внимание на те организации, по которым в ЕГАИС зафиксировано наибольшее количество ошибок – отрицательные остатки на регистрах или отказы в регистрации документов из-за ошибочных данных в них. В каждом регионе есть свой «черный список» таких кандидатов для регламентных выездных мероприятий. В ряде случаев ФСРАР просто обязан провести выездную проверку при выявлении системой действительно серьезных нарушений, например при выявлении большого числа дублей акцизных марок.

При выездной проверке контролеры просканируют акцизные марки обнаруженного у вас алкоголя и запросят его статусы и остатки в ЕГАИС. Расхождение даже в одну бутылку с системой является основанием для передачи административного дела в суд. Причин для расхождений, не связанных с осознанным правонарушением, может быть несколько – нарушение сроков фиксации, пересортица по акцизным маркам, устные договоренности о замене или возврате алкоголя с поставщиком, технические проблемы с вашей системой учета и т.д.

Предотвратить появление расхождений может помочь регулярная работа по сверке фактических остатков алкоголя с данными в ЕГАИС, выборочные инвентаризации и оперативный контроль за движением алкоголя в вашем заведении. Все это, и многое другое, помогает сделать наше мобильное приложение.

5. Пересортица по акцизным маркам

Завершить ТОП5 нарушений при работе с ЕГАИС мы хотим достаточно новым и сложным в контроле видом нарушения – пересортицей по акцизным маркам по вине вашего поставщика. Начиная с 2019 года учет в ЕГАИС перестал быть партионным, а стал поштучным – система точно знает где и какая бутылка алкоголя должна находиться в каждый момент времени. При партионном учете контролировалась сразу вся партия, где и какая бутылка внутри этой партии понять точно было невозможно. Но не все поставщики успевают эволюционировать также быстро, как ЕГАИС. Раньше на складе поставщика было не важно, какая коробка из правильной партии поедет к какому покупателю. Не важно, какую коробку вам выдаст экспедитор из машины при разгрузке. Сейчас такой пересорт уже является серьезным нарушением. Несмотря на то, что вина за него лежит не на вас, ответственность за нарушение будет нести владелец алкогольной продукции. И как только вы подписали накладную от поставщика вы и стали таким владельцем. А значит вы будете отвечать за ошибки всех поставщиков, через которые до вас дошел ваш алкоголь.

В результате пересортицы по акцизным маркам вы будете отправлять в ЕГАИС данные по продукции, которая не числится на ваших остатках, а значит в 100% случаев будете сообщать ФСРАР, что вы нарушитель.

Предотвратить такую ситуацию может только тотальная сверка акцизных марок при приемке алкоголя в ресторане – сканируете каждую акцизную марку на бутылках и сверяете ее наличие в накладной ЕГАИС. Это точно нужно делать по новым поставщикам или по тем, с кем вы работаете редко. Если вы доверяете своему поставщику, то будет достаточно делать выборочные сканирования – одна бутылка из коробки, 5 бутылок из накладной и т.д. Помните, что такие нарушения не являются сознательным желанием поставщика испортить вам жизнь, а являются результатами банальных ошибок. Воспринимайте их как явление природы, с которым можно и нужно бороться, но только снижая вред от него, мало влияя на сам факт его возникновения.

Что делать, если нарушение все-таки произошло

Если вам удалось самостоятельно выявить нарушение, то постарайтесь его исправить. Например, вы сами поняли, что случайно продали алкоголь ниже МРЦ. Сделайте возврат и повторите продажу по правильной цене, желательно в рамках одной кассовой смены. Соберите «объяснительные» с сотрудников и храните их в течении года. Ваша задача – показать, что факта продажи ниже МРЦ не было и ваш гость заплатил в итоге за алкоголь правильную цену. Аналогично и по другим ситуациям – постарайтесь исправить ошибку и сохраните все документы, которые могут это подтвердить.

Также помните, что если вы впервые совершили такое нарушение, то имеете право на замену штрафа предупреждением согласно КоАП 3.4 и 4.1. А если вы сможете показать суду и проверяющим, что сделали все, чтобы предотвратить правонарушение, то это поможет им выбрать такое наказанием и в других случаях. Главное – сохраняйте спокойствие и аргументируйте свои слова документами, сканами, выписками и т.д.

Мы уже несколько лет помогаем ресторанам правильно работать с ЕГАИС. За это время мы накопили большой опыт в решении самых разных задач, с ним связанных. Обращайтесь к нам, мы обязательно поможем!