Как использовать ЭДО ресторану по правилам

Электронный документооборот (ЭДО) — современный подход к организации делопроизводства, который затрагивает практически все бизнес-процессы на предприятии. Оценив его многочисленные достоинства, компании уверенно отказываются от бумажных носителей в пользу цифровых документов, которые гарантируют скорость, удобство и безопасность обмена информацией. ЭДО не только оптимизирует хозяйственные операции, но и упрощает взаимодействие с партнерами, контрагентами и государственными органами, исключая вероятность задержки или потери документов.

В условиях активной цифровизации в России вводятся новые нормы, которые обязывают компании переходить на электронный документооборот. Так, с 2022 года участники системы маркировки «Честный знак» должны использовать ЭДО для передачи сведений об обороте товаров с момента производства до реализации конечному потребителю. Также ЭДО необходимо для работы с госсистемами  «Меркурий» и ЕГАИС.

С 1 марта 2025 года вступили в силу новые правила, касающиеся учета пива и слабоалкогольных напитков в кегах:

• Поэкземплярный учет обязателен при приемке и списании маркированных товаров.
• Сведения о выводе товаров из оборота по причинам, не связанным с розничной продажей, также передаются в систему «Честный знак» с использованием поэкземплярного учета.

Все участники рынка обязаны формировать универсальные передаточные документы (УПД) через ЭДО:

• для пива и слабоалкогольных напитков в кегах, произведенных или ввезенных в РФ с 1 марта 2025 года;
• для продукции в потребительской упаковке, произведенной или ввезенной с 1 сентября 2025 года.

С 1 апреля 2025 года по 31 мая 2026 года для участников оборота красной и черной икры в рознице и общепите вводятся новые требования:

• Необходимо передавать данные об обороте и выводе икры из оборота (например, при порче) методом объемно-сортового учета.
• Все процессы отгрузки и приемки маркированной икры должны осуществляться через ЭДО.

Внедрение системы «Честный ЗНАК» создало дополнительные сложности для бухгалтеров. Теперь им приходится дублировать работу с накладными: вносить данные в товароучетные системы и одновременно загружать их в систему маркировки. Важно также следить за соответствием остатков на складе и в «Честном знаке». Если накладная не принята вовремя, а товар уже продан через кассу, в системе маркировки может отобразиться отрицательный остаток, что является нарушением и становится поводом для дополнительных проверок.

Решением этой проблемы стал электронный документооборот (ЭДО), который представляет собой процесс обмена цифровыми документами через аккредитованных операторов ЭДО с использованием телекоммуникационных сетей. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, обладает полной юридической силой и приравнивается к традиционному бумажному документу с ручной подписью.

Для юридических лиц ЭДО подразумевает взаимодействие через платформы операторов, зарегистрированных в реестре ФНС России. Они предоставляют удобные сервисы для создания, отправки и хранения электронных документов, которые можно либо сформировать непосредственно в системе, либо загрузить из корпоративной учетной программы.

Процесс работы с документами в ЭДО для ресторана максимально упрощен: достаточно нескольких кликов, чтобы подписать документ ЭП и отправить его контрагенту. Создание, отправка и получение подписи от другой стороны также занимают считанные минуты. Это первое важное преимущество ЭДО перед бумажным документооборотом — значительное ускорение рабочих процессов. Тем более что подготовка и пересылка бумажных документов требуют гораздо больше времени и материальных ресурсов.

Еще одно достоинство ЭДО — отсутствие необходимости печатать документы и хранить их физические копии. Это позволяет компаниям существенно сократить затраты на бумагу, печать, а также на создание и содержание архивов.

Помимо экономии времени и средств, внедрение ЭДО гарантирует следующие выгоды:

• система позволяет отслеживать этапы согласования, фиксировать время отправки и подписания документов;
• все документы сохраняются в цифровом архиве, что исключает их потерю;
• нужный документ можно найти за считанные секунды, используя фильтры и параметры поиска;
• ЭДО позволяет систематизировать документы по заданным категориям и критериям;
• использование шаблонов и автоматическая проверка обязательных полей сокращают вероятность ошибок при заполнении электронных бланков.

Электронный документооборот может стать полезным инструментом для заведений общепита, помогая оптимизировать процессы, экономить ресурсы и организовать работу согласно законодательным требованиям.

Государственные системы ЕГАИС для учета алкоголя, ФГИС «Меркурий» для продукции животного происхождения и «Честный знак» для маркированной питьевой воды (обязательно с 1 марта 2023 года) требуют передачи данных только через ЭДО. Их основная цель — повышение прозрачности в сфере общепита, и эта тенденция будет только усиливаться в ближайшем будущем. Внедрение ЭДО позволит ресторанам не только соответствовать законодательным нормам, но и сделать свою работу более эффективной.

Многие поставщики, работающие с розницей и общепитом, активно используют ЭДО и требуют того же от своих партнеров. Тем более что переход на электронный документооборот упрощает обмен данными и взаимодействие с контрагентами. Например, поставщик формирует электронную накладную, которую ресторан может мгновенно загрузить в свою учетную систему без необходимости ручной проверки или подписания. Один клик — и документ уже находится в базе.

Кроме того, ЭДО упрощает процесс закупок: заказы отправляются в цифровом формате, а изменения цен у поставщиков сразу заметны, что позволяет лучше контролировать затраты и правильно начислять торговую наценку.

Системы ЭДО для ресторана легко интегрируются с популярными ПО для ведения бухгалтерии. Это позволяет быстро получать, подписывать и переносить данные от поставщиков в учетные системы. Процессы, которые раньше занимали часы, теперь выполняются за минуты, освобождая рабочее время сотрудников для выполнения других, более важных задач.

Для заведений, работающих с алкоголем, ЭДО автоматизирует формирование алкодеклараций. Приемка, списание и инвентаризация также упрощаются — достаточно использовать для этого любое мобильное устройство. Работа с ФГИС «Меркурий» становится удобнее благодаря автоматическим уведомлениям о непогашенных ветеринарных документах и подсказкам об ошибках. При большом количестве документов их можно закрыть одним действием.

Согласно части 1 статьи 29 Федерального закона № 402 от 06.12.2011 первичные документы и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее 5 лет после завершения отчетного года.

Для хранения бумажных документов потребуется выделить отдельное помещение под архив, что влечет за собой дополнительные расходы. Кроме того, со временем чернила на бумаге выцветают, и необходимо регулярно обновлять копии. Также при хранении бумажных бланков сохраняется риск их утраты из-за чрезвычайных ситуаций: пожара, затопления и т. д.

Электронный документооборот (ЭДО) устраняет все эти проблемы. Тем более что часть 5 статьи 9 Федерального закона № 402 от 06.12.2011 подтверждает: первичные документы не обязательно оформлять на бумаге. Согласно пункту 23 Приказа Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н бухгалтерские документы могут храниться в цифровом формате.

ЭДО обеспечивает надежное хранение без риска порчи или потери данных. Кроме того, электронный архив не ограничен физическим пространством, а доступ к документам возможен в любое время с любого устройства, что делает поиск быстрым и удобным.

Работа с бумажными документами требует постоянной систематизации, понятной всем ответственным сотрудникам. Ошибка в одном документе может привести к цепочке неточностей, что усложняет их поиск и исправление.

В ЭДО данные от поставщиков автоматически интегрируются в учетные системы без ручного ввода. Это минимизирует вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, и упрощает процесс управления документооборотом.

Переход на ЭДО в заведениях общепита гарантирует целый набор важных преимуществ, каждое из которых сделает ощутимый вклад в дальнейшее развитие вашего бизнеса.