Объёмно-сортовой учёт в «Честном знаке»: что это и как с ним работать

Объёмно-сортовой учёт (ОСУ) – это режим, при котором участник оборота передаёт в «Честный знак» не код каждой упаковки, а общее количество товара по одному GTIN в составе поставки. Код маркировки при этом наносится на каждую единицу так же, как при обычной маркировке, но при приёмке, отгрузке и продаже его не сканируют поштучно: остаток списывается по факту продажи с ячейки товара или по среднему количеству в партии. Это переходный режим для товаров с высокой оборачиваемостью (упакованной воды, молочной продукции, безалкогольных напитков, растительных масел и ряда других категорий), который со временем заменяется поэкземплярным или партионным учётом – в зависимости от категории.

Оба режима существуют внутри одной системы маркировки и решают одну и ту же задачу: проследить движение товара от производителя до кассы. Разница в том, насколько подробно участник оборота отчитывается перед «Честным знаком» и чем именно система соглашается подтверждать операцию.

При поэкземплярном учёте каждый код маркировки (Data Matrix) – это отдельная запись в системе. Код фиксируют, когда товар принимают, отгружают, продают в рознице или выводят из оборота: он появляется в статусе «в обороте» после ввода в оборот и переходит в статус «выведен» после продажи, списания или возврата. Если один экземпляр оказался бракован или потерян при инвентаризации, его можно вывести из оборота отдельно, не трогая остальную партию.

При объёмно-сортовом учёте код на упаковке физически есть, но система не связывает конкретный номер с конкретной операцией приёмки или продажи. Организация передаёт через ЭДО документ, где по товарной позиции указан GTIN и количество единиц в партии, а при продаже касса списывает нужное число кодов из общего пула, закреплённого за этой позицией, не привязывая, какой именно код ушёл с какой упаковкой.

На практике разница видна уже тогда, когда товар принимают на склад заведения. Кладовщик, который работает по ОСУ, сверяет накладную и УПД по количеству бутылок или упаковок: открывать сканер и водить им по каждой единице не требуется. Тот же кладовщик, принимая товар из категории с поэкземплярным учётом, обязан отсканировать код каждой упаковки, иначе система не подтвердит приёмку. Та же логика повторяется на кассе ресторана или кафе: официант или бармен, пробивая гостю воду или безалкогольный напиток с режимом ОСУ, просто выбирает позицию в чеке без сканера, а для товара с поэкземплярным учётом обязан отсканировать код именно той бутылки, которую подаёт гостю.

Разница между режимами напрямую влияет на то, как быстро работают касса и склад, и на то, насколько подробно можно разобраться в спорной ситуации задним числом:

• при ОСУ смена на кассе идёт быстрее, не нужно сканировать каждую бутылку воды или пачку соуса из бакалеи;
• при ОСУ сложнее доказать поставщику претензию по конкретной партии: в системе код не привязан к дате, когда именно эта упаковка поступила;
• при поэкземплярном учёте любая инвентаризация показывает точное совпадение или расхождение по каждому коду;
• при поэкземплярном учёте нагрузка на персонал выше, зато отчётность точнее и защищённее при проверках.

Право работать по ОСУ не универсально: правительство закрепляет его отдельным постановлением под каждую товарную группу и всегда ограничивает конкретным сроком, в течение которого он действует. Когда срок заканчивается, категория обязана перейти на поэкземплярный учёт, и заранее известно, когда именно это произойдёт.

На август 2026 года объёмно-сортовой учёт применяется или применялся как переходный режим для следующих групп: упакованная вода (для воды, произведённой после 1 марта 2025 года, уже действует поэкземплярный учёт; списание по ОСУ для более старых партий отключено со 2 февраля 2026 года), молочная продукция (переход к партионному учёту происходит поэтапно, с 1 ноября 2026 и 1 марта 2027 года, в зависимости от срока годности), безалкогольные напитки, растительные масла, а также консервированная продукция и часть бакалейной группы (снеки, соусы, чай, кофе) – самые поздние из введённых категорий. БАД, антисептики и дезинфицирующие средства, а также икра осетровых и лососёвых под переходный режим ОСУ не подпадали: для них с самого начала обязательной маркировки действует поэкземплярный учёт, без промежуточного этапа.

Для ресторана, кафе или гостиницы этот список - не абстрактный перечень категорий, а конкретные позиции склада и бара: вода и безалкогольные напитки, которые бармен подаёт гостю бутылками, молочная продукция и растительное масло, которые повар списывает на кухне при готовке блюд, снековая группа (бакалея) и консервы на витрине у кассы. Именно эти товары чаще всего идут через ОСУ на складе и кухне заведения, а не через поштучное сканирование.

Отдельно стоит закрыть частое заблуждение, которое встречается в отраслевых обсуждениях. Пиво и слабоалкогольные напитки, велосипеды и рамы, медицинские изделия нередко упоминают рядом с ОСУ, но по нескольким независимым источникам ситуация там другая:

Мы вынесли эти три пункта в раздел «Требует проверки человеком» в конце статьи, чтобы не вводить читателя в заблуждение непроверенными формулировками. Практический вывод для владельца заведения или сети: прежде чем настраивать объёмно-сортовой учёт под конкретную позицию склада, загляните в личный кабинет «Честного знака» по конкретному GTIN - там указан актуальный статус товарной группы и дата, до которой действует переходный режим. Общий список товаров, подлежащих обязательной маркировке в HoReCa, собран в статье «Товары, подлежащие маркировке».

Чтобы включить объёмно-сортовой учёт, нужно настроить два уровня: организацию в целом в личном кабинете «Честного знака» и конкретную товарную позицию в учётной системе или на кассе. Для ресторана или сети это на практике означает две отдельные настройки: одну для склада, куда поступает вода или молочная продукция, и вторую для кассы бара или зала, где эту позицию потом пробивают гостю.

1. В карточке номенклатуры (в 1С, iiko, кассовом ПО или другой учётной системе) отметьте товар как относящийся к товарной группе с разрешённым ОСУ.
2. Настройте, чтобы система получала и обрабатывала УПД от поставщика: при приёмке по ОСУ она должна принимать количество по GTIN, а не список отдельных кодов.
3. Настройте кассовое ПО так, чтобы при продаже позиции с ОСУ чек формировался, списывая количество по остатку, и не требовал сканировать код на каждую единицу.
4. Проведите тестовую отгрузку или приёмку небольшой партии и сверьте, что остаток в товароучётной системе совпал с тем, что показывает личный кабинет «Честного знака» по этому GTIN.
5. Зафиксируйте дату перехода товарной группы на поэкземплярный учёт в календаре учётной системы: когда переходный период закончится, позицию нужно либо переключить на поэкземплярный режим вручную, либо обновить настройки интеграции с кассой.

В ресторане или сети эти шаги обычно выполняет кладовщик или заведующий производством, который вносит номенклатуру в 1С или iiko, а бармен и кассир зала работают уже с готовой настройкой и не задумываются о режиме учёта конкретной позиции.

Универсальный передаточный документ - это канал, через который сведения об объёмно-сортовом учёте физически попадают в «Честный знак». Именно УПД, а не кассовый чек, связывает количество товара с конкретной поставкой.

При приёмке товара, промаркированного по ОСУ, документооборот строится так: поставщик выставляет УПД, где по каждой товарной позиции указан GTIN и количество единиц в партии, а не перечень конкретных кодов маркировки; получатель принимает документ и подтверждает количество, система засчитывает приёмку как объёмно-сортовую и не требует указывать индивидуальные коды каждой упаковки. Для ресторана это означает, что бухгалтер или ответственный за документооборот сотрудник получает от поставщика воды или молочной продукции один УПД на партию бутылок или упаковок, а не построчный список кодов на каждую единицу, и должен только сверить количество с тем, что кладовщик фактически принял на складе заведения.

Если в одной поставке часть товара идёт по ОСУ, а часть уже переведена на поэкземплярный учёт, УПД должен корректно разделять эти позиции по строкам: смешивать два режима внутри одной строки документа система не позволяет.

При отгрузке логика зеркальная: отправитель формирует УПД, указывает количество по GTIN и при необходимости привязывает его к агрегированной таре (коробу, паллете), если агрегация вообще используется для этой товарной группы. Индивидуальные коды отдельных единиц в самом документе не перечисляются: этим документ и отличается от УПД для поэкземплярного учёта, где обязателен полный список кодов маркировки, переданных получателю.

На практике это означает, что для товара с ОСУ УПД получается короче и проще в подготовке, но менее детален с точки зрения последующего разбора инцидентов. Для товароучётных систем это значит, что интеграция с ЭДО должна уметь работать в двух режимах одновременно и автоматически подставлять нужный формат строки в зависимости от статуса товарной группы на дату документа. Как правильно оформлять УПД для маркированной продукции и какие технические ошибки чаще всего случаются при обмене, мы разобрали в отдельной статье «ЭДО и УПД для маркировки».

Большинство проблем с объёмно-сортовым учётом возникает не сразу, как только режим запустили, а спустя несколько недель или месяцев работы, когда мелкие расхождения накапливаются.

• Несовпадение остатков. Учётная система заведения показывает одно количество, личный кабинет «Честного знака» - другое. Причина обычно в том, что часть операций (пересортица, списание боя, перемещение между точками) не была своевременно отражена документом. В ресторане так бывает, когда бармен разбил бутылку воды или официант вернул на склад открытую, но не проданную упаковку молочной продукции, а корректирующий документ на это списание не оформили сразу.
• Невозможность вывести из оборота конкретный дефектный экземпляр. Если код не привязан к упаковке в системе, точечно списать один бракованный товар нельзя, приходится списывать по количеству из общего пула, из-за чего сложнее предъявлять претензии поставщику.
• Пропуск даты перехода на поэкземплярный учёт. Категория, которая ещё вчера принималась по ОСУ, сегодня может потребовать сканировать каждый код, и если дата не отслеживается, приёмка следующей партии проходит с ошибкой.
• Смешение режимов в одном документе. Если провести часть позиций УПД по ОСУ, а часть поэкземплярно и не разделить их явно по строкам, оператор ЭДО откажется принять документ целиком.
• Отчётность о выводе из оборота без учёта факта реальной продажи. При ОСУ касса списывает код «в среднем» из общего пула, и если товар был возвращён, испорчен на кухне или списан по акту, расхождение между тем, как товар реально движется, и данными системы накапливается быстрее.
• Ручная сверка остатков от случая к случаю. Организации, которые сверяют остатки только перед проверкой или инвентаризацией, обнаруживают расхождения тогда, когда исправить их одним корректирующим документом уже нельзя.

Как товар выводят из оборота, включая частные случаи объёмно-сортового учёта, и какие ошибки обычно мешают передать сведения в «Честный знак», разобрано отдельно в статье «Вывод из оборота в Честном знаке».

Если вручную сверять остатки по каждому GTIN, отслеживать даты перехода товарных категорий на поэкземплярный учёт и разбирать расхождения по таблицам, процесс быстро перестаёт справляться с сетью из нескольких точек, а тем более с группой ресторанов с общим складом и разными кассовыми системами.

За счёт этого сеть ресторанов не держит отдельного сотрудника, чья единственная задача - следить за датами постановлений и сверять остатки вручную. Система делает это фоново и подсвечивает только те случаи, где без человека не обойтись: расхождение выше допустимого порога, приближающийся срок перехода на поэкземплярный учёт или ошибка сопоставления документа с данными «Честного знака».

DocsInBox работает с ресторанным и торговым учётом 11 лет, обслуживает более 15 000 ресторанов и обменивается документами через ЭДО с более чем 8 000 поставщиков. На практике это значит, что интеграция с конкретным поставщиком воды, молочной продукции или БАД в большинстве случаев уже настроена, и её не нужно отдельно дорабатывать под конкретную сеть.