Возврат маркированного товара поставщику: как оформить в «Честном знаке»

Если УПД с кодами маркировки ещё не подписан, вернуть товар просто: не подписывайте документ и попросите поставщика его исправить. Если уже подписали, товар числится на вашем балансе в «Честном знаке», и возврат оформляют отдельным документом: возвратным УПД или УКД с кодами маркировки, который подписывают обе стороны через ЭДО.

Сначала оформите документ, потом отгружайте товар. Физический возврат без УПД коды не передаёт.

Разбираем два сценария, пошаговый порядок, документы, статусы кодов и ошибки, из-за которых коды зависают на покупателе. Материал для ресторанов, кафе и магазинов, которые принимают маркированную продукцию и иногда возвращают её поставщику.

Порядок зависит от одного вопроса: подписали вы УПД поставщика или нет.

Порядок действий такой.

1. Если УПД не подписан, откажитесь его подписывать и попросите поставщика исправить документ или выпустить корректировочный.
2. Если УПД подписан, подготовьте возвратный УПД или УКД.
3. Отсканируйте коды возвращаемых единиц и добавьте их в документ.
4. Подпишите документ УКЭП и отправьте поставщику через ЭДО.
5. Дождитесь, пока поставщик подпишет документ, и проверьте, что коды перешли на его баланс.
6. Только после этого отгружайте товар.

Заранее согласуйте с поставщиком порядок возврата и пропишите его в договоре.

Право собственности на товар переходит в момент, когда стороны подписали УПД в ЭДО. Дальше сведения о смене владельца попадают в «Честный знак».

Если оба участника плательщики НДС, в договоре обычно прописывают, что возврат оформляется обратной поставкой. Это упрощает учёт и согласование.

Условия возврата лучше описать заранее: что считается браком, в какой срок поставщик принимает товар назад и кто платит за доставку.

Эти шаги подходят для большинства случаев, когда товар принят и числится на вашем балансе.

1. Зафиксируйте причину. Брак, повреждённая упаковка, несоответствие условиям договора или непродажа в оговорённый срок. При браке составьте акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 либо по свободной форме, закреплённой в договоре.
2. Согласуйте с поставщиком схему. Он может выпустить корректировочный документ, а может принять возвратный УПД от вас.
3. Создайте документ в программе ЭДО или в личном кабинете «Честного знака». Вы указываете себя продавцом, а поставщика покупателем.
4. Добавьте коды маркировки. Их сканируют или вносят вручную. Количество кодов должно совпасть с количеством единиц в документе.
5. Подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте поставщику.
6. Дождитесь подписи поставщика. После обеих подписей оператор ЭДО передаёт сведения в «Честный знак», и коды переходят на баланс поставщика.
7. Проверьте статусы. Обработка обычно занимает 1–2 часа, иногда до суток, особенно при большом числе кодов.

Если возвращаете товар поставщику, вывод из оборота не нужен: коды уходят вместе с товаром. Вывод нужен, если вы списываете или утилизируете товар сами. Подробнее об этом в статье Вывод из оборота в «Честном знаке»: причины, способы, сроки.

Перед оформлением возврата соберите документы и доступы.

В подготовку входят:

• УКЭП руководителя или МЧД на сотрудника, который подписывает документы. Как оформить МЧД, описано в статье Как оформить МЧД для Честного Знака (Маркировки) и какие полномочия имеет.
• Подключённое ЭДО, через которое вы обмениваетесь документами с поставщиком. Если ЭДО нет, посмотрите статью ЭДО-лайт «Честного знака»: подойдёт ли ресторану бесплатный ЭДО.
• Исходный УПД и перечень кодов, которые принимали.
• Акт о расхождениях или претензия, если причина брак.
• Договор с условиями возврата.
• Список кодов возвращаемых единиц: по каждой единице, даже если вы ведёте учёт партиями.

Как читать документы с кодами и исправлять в них ошибки, описано в материале УПД с кодами маркировки: как принять и исправить ошибки.

Главный результат возврата в том, чтобы коды перешли на поставщика. Если возврат не оформлен, коды остаются на вашем ИНН, а поставщик не может их продать.

Статусы проверяйте в личном кабинете «Честного знака» через 1–2 часа после подписания. Если коды по-прежнему на вашем ИНН, проверьте, подписал ли документ поставщик и пришло ли подтверждение от оператора ЭДО.

Для товара с коротким сроком годности возврат иногда не имеет смысла. У молочной продукции и воды срок может закончиться раньше, чем поставщик примет решение. В таких случаях проще списать товар и вывести его из оборота.

В трёх ситуациях схема немного отличается.

Частичный возврат оформляется так же, как полный, но в возвратном УПД указывают только возвращаемые позиции и их коды. Следите, чтобы число кодов совпадало с числом единиц: если возвращаете 30 штук, в документе должно быть 30 кодов, а не 28.

Если код на возвращаемом товаре повреждён или не читается, товар нельзя сразу продавать повторно. Поставщик может заказать новый код и перемаркировать товар. Договоритесь об этом заранее, чтобы возврат не завис на спорах.

Если поставщик не принимает товар и не подписывает документ, коды остаются на вашем балансе. Тогда пишите претензию по условиям договора и храните переписку. Для спорных случаев оставьте доказательства: фото брака, акт и переписку в ЭДО.

Большинство проблем возникает, когда товар возвращают без электронного документа или с неполным списком кодов.

• Вернули товар без УПД. Коды остаются на вашем ИНН, а поставщик не может их продать.
• Не проверили статус кодов. Подпись есть, а коды не перешли: причина в сбое передачи данных или в неподписанном документе.
• В УПД не все коды. Возвращаете 30 единиц, указали 28 кодов, и документ не сходится с фактом.
• Путают возврат и обратную реализацию. Бухгалтерия и ЭДО оформляют разные документы, и данные расходятся.
• Продали товар с повреждённым кодом. Без перемаркировки код недействителен.
• Не согласовали условия возврата в договоре. Поставщик отказывается принимать товар, и спор идёт без документов.

Если возникают ошибки в ГИС МТ, посмотрите статью Ошибки «Честного знака»: что означают и как исправить.