Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на демо
и подписывайте входящие ЭТрН — без КЭП и МЧД!
Нужна помощь
в работе с маркировкой?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Как работать с «Честным знаком»: инструкция для общепита
Работа с «Честным знаком» в заведении складывается из четырёх операций: принять товар по электронному УПД, не потерять коды на складе, списать товар на производственные цели в срок и правильно передать маркировку в чек при продаже гостю. Для этого нужны электронная подпись, ЭДО с поставщиками и касса, которая умеет отдавать маркировку в чек. Общепит продаёт по послаблению: в чек уходят GTIN, количество и тег 1265, а код Data Matrix на кассе не сканируется. Сканер остаётся для приёмки поэкземплярных категорий и для кегов.
Содержание
- Как устроена работа с «Честным знаком»: четыре операции
- Что нужно для работы: подписи, оборудование, программы
- Шаг 1. Приёмка маркированного товара
- Шаг 2. Хранение и учёт кодов на складе
- Шаг 3. Списание и вывод из оборота
- Шаг 4. Продажа гостю: касса, разрешительный режим и послабление
- Работа с «Честным знаком» в учётной системе: iiko и 1С
- Кто в заведении отвечает за маркировку
- Как настроить работу с нуля: чек-лист
- Частые ошибки в ежедневной работе
- Что меняется в работе заведения в 2026 и 2027 годах
- Как это выглядит в DocsInBox
- Частые вопросы
Как устроена работа с «Честным знаком»: четыре операции
Заведение делает с кодом маркировки ровно четыре вещи, и всё остальное это подготовка к ним или исправление ошибок в них.
Операция
Что происходит
Кто делает в заведении
Приёмка
Поставщик прислал УПД с кодами, заведение подписало документ, товар встал на баланс
Кладовщик или менеджер по закупкам
Хранение
Коды числятся за точкой, товар лежит на складе
Кладовщик
Списание
Принятый товар уходит с баланса на производственные цели, сведения передаются документом
Кладовщик, бухгалтер-калькулятор
Продажа
Гость покупает товар в заводской упаковке, в чек уходят GTIN и количество по послаблению
Кассир
Порядок именно такой: сначала приёмка и списание, потом продажа. На послаблении товар уходит с баланса до того, как гость его купил, поэтому списание идёт третьим шагом, а касса четвёртым. Если выпадает приёмка, товара в системе за заведением нет и списать его нечем. Если выпадает списание, товар висит на балансе, а срок по нему уже идёт.
Общепит работает с маркировкой не так, как розница. В магазине почти весь маркированный товар уходит через кассу. В ресторане большая часть превращается в блюда и напитки, поэтому основная операция это не касса, а списание на производственные цели. И даже то, что гость забирает запечатанным, общепит закрывает по своим правилам, а не как магазин. Инструкции, написанные для розницы, в заведении работают только наполовину.
Что нужно для работы: подписи, оборудование, программы
Набор небольшой, и половина пунктов разовая. Сканер на кассе общепиту не нужен: по послаблению код не сканируется. Сканер нужен на приёмке, если категория идёт по поэкземплярному учёту.
Что нужно
Зачем
Кому обязательно
Регистрация в «Честном знаке»
Доступ к личному кабинету, товарные группы, места деятельности
Всем
УКЭП руководителя
Подписание документов в системе
Всем
МЧД для сотрудников
Чтобы кладовщик или бухгалтер подписывал документы без директора
Всем, где документы подписывает не руководитель
ЭДО с поставщиками
Приёмка УПД с кодами
Всем
Уведомление в ЕРВК
С 1 марта 2026 года проверяется при регистрации в системе и при добавлении товарных групп
Всем
Регистрация в ЕГАИС
Без неё категорию «Пиво» в «Честном знаке» не подключить
Тем, кто работает с пивом
2D-сканер
Считывание Data Matrix при приёмке поэкземплярных категорий и на кегах
Тем, кто принимает пиво, упакованную воду, безалкогольные напитки. С ноября 2026 года ещё и растительные масла
Касса, которая передаёт маркировку в чек
Продажа гостю: GTIN, количество и тег 1265 по послаблению
Тем, кто продаёт бутылки, банки и пачки гостю
Учётная система с маркировкой
Связка GTIN с позицией меню и автоматическое списание в срок
Заведениям от двух маркированных категорий
Если заведение только подключается, порядок первых шагов подробно разобран в материале «Как подключить маркировку "Честный знак" и начать работу». Эта статья про то, что происходит после подключения.
Шаг 1. Приёмка маркированного товара
Приёмка это единственный момент, когда товар попадает на баланс заведения. Всё, что не принято правильно, потом невозможно корректно списать.
УПД поставщик присылает до поставки или во время неё, и подтверждать его нужно сразу: пока документ не подписан, товара в системе за заведением нет. От приёмки идёт отсчёт срока на списание, три дня. По пиву приёмку и списание нужно закрыть в течение одного дня, поэтому копить документы здесь не получится вообще.
Отдельная головная боль заведений это поставщики, которые продолжают возить товар по бумаге. Такой товар в системе за заведением не числится, а значит и списать его будет нечем. Подробности процесса собраны в материале «Приемка маркированных товаров».
- Поставщик отправляет электронный УПД с кодами через оператора ЭДО.
- Кладовщик сверяет фактическую поставку с документом: при объёмно-сортовом учёте по наименованию и количеству, при поэкземплярном сканирует коды.
- Если расхождений нет, документ подписывается и коды переходят на баланс точки.
- Если расхождения есть, оформляется акт и поставщик присылает корректировку.
УПД поставщик присылает до поставки или во время неё, и подтверждать его нужно сразу: пока документ не подписан, товара в системе за заведением нет. От приёмки идёт отсчёт срока на списание, три дня. По пиву приёмку и списание нужно закрыть в течение одного дня, поэтому копить документы здесь не получится вообще.
Отдельная головная боль заведений это поставщики, которые продолжают возить товар по бумаге. Такой товар в системе за заведением не числится, а значит и списать его будет нечем. Подробности процесса собраны в материале «Приемка маркированных товаров».
Шаг 2. Хранение и учёт кодов на складе
Пока товар лежит на складе, коды числятся за конкретной точкой. Задача этого этапа простая: не потерять связь между физической упаковкой и записью в системе.
- При поэкземплярном учёте упаковку нельзя выбрасывать до того, как код считан при выбытии. С пивных кег и бутылок воды код исчезает вместе с этикеткой.
- При перемещении между точками сети оформляется документ, иначе товар останется на балансе прежнего адреса.
- Минуса и зависшие остатки на балансе стоит разбирать сразу, а не когда придёт уведомление о нарушении. «Честный знак» не товароучётная система, и сводить его баланс со складом не нужно: смотреть надо, все ли УПД подписаны и всё ли списано в срок.
- Старые партии лучше держать отдельно от новых: так кладовщик не перепутает, что и в каком виде учёта проводить через систему после смены схемы по категории.
Шаг 3. Списание и вывод из оборота
Для ресторана это главная операция цикла. Основную массу товара заведение списывает само, а не выводит через кассу. Причина для кухни и бара одна: производственные цели. «Собственные нужды» это другое основание, для товара, который заведение израсходовало на себя.
Ситуация
Причина выбытия
Срок
Товар пойдёт в блюдо или напиток
Производственные цели
При приёмке УПД или в течение 3 дней после приёмки
Пиво: кеги и потребительская упаковка
Производственные цели
Приёмка и списание в течение 1 дня
Товар пойдёт гостю в заводской упаковке, продажа по послаблению
Производственные цели, списывается заранее
При приёмке УПД или в течение 3 дней после приёмки
Товар израсходован на нужды самого заведения
Собственные нужды предприятия
При приёмке УПД или в течение 3 дней после приёмки
Продажа по разрешительному режиму
Розничная реализация, код выводится по чеку
Отдельных действий не требуется
Разбили, испортили
Повреждение (брак) товаров
По правилам маркировки своей категории
Нашли просрочку
Истечение срока
По правилам маркировки своей категории
Недостача по инвентаризации
Утрата товаров
По правилам маркировки своей категории
В документе указываются реквизиты реального первичного документа заведения: на передачу товара в производство, акта по браку или просрочке, документов по итогам инвентаризации. Придуманные номера при проверке не подтвердятся. Как оформляются такие документы, описано в материале «Списание маркированных товаров».
Шаг 4. Продажа гостю: касса, разрешительный режим и послабление
Продажа гостю бывает в двух режимах. Общепит по пищевым категориям работает по послаблению, а разрешительный режим со сканированием остаётся для табака и непищевой продукции. Режим продажи не зависит от вида учёта на приёмке и списании: это независимые вещи, и путают их часто.
Как проходит продажа по послаблению
Кассир пробивает позицию как обычно. В чек уходят GTIN, количество и тег 1265 mode=horeca, код Data Matrix не сканируется. Работает это при одном условии: учётная система связывает GTIN с позицией меню, тогда касса подставляет данные сама. Товар к моменту продажи уже списан на производственные цели, поэтому чек попадает в «Честный знак» информационно и баланс не трогает.
Разрешительный режим
Разрешительный режим означает, что касса до пробития чека проверяет код через ТС ПИоТ и блокирует продажу по основаниям из ППРФ №1944: просрочка, повторная продажа, товар выведен из оборота и другие. Для общепита это не обязанность по категории, а второй вариант продажи. Обязателен он там, где послабление не действует: табак и непищевая продукция, а также точки, которые не оказывают услугу общепита по ОКВЭД.
Автоштрафы завязаны именно на эту онлайн-проверку. Заведение на послаблении её не делает, поэтому на его продажах автоштрафы не срабатывают. Переход на разрешительный режим «для надёжности» риск не снижает, а добавляет: появляется и проверка на кассе, и требование держать товар на балансе до продажи.
Автоштрафы завязаны именно на эту онлайн-проверку. Заведение на послаблении её не делает, поэтому на его продажах автоштрафы не срабатывают. Переход на разрешительный режим «для надёжности» риск не снижает, а добавляет: появляется и проверка на кассе, и требование держать товар на балансе до продажи.
Режим послабления для общепита
Послабление это норма 54-ФЗ (п. 3.2 ст. 4.3) о том, что попадает в чек: вместо кода Data Matrix уходят GTIN, количество и тег 1265 mode=horeca. Онлайн-проверки кода нет, ТС ПИоТ не нужен, касса продажу не блокирует.
Право на послабление даёт то, что заведение оказывает услугу общепита по Правилам оказания услуг общепита (ППРФ №1515). На списание послабление не влияет: списывать товар на производственные цели нужно в любом режиме, при приёмке УПД или в течение трёх дней после неё. Разница в том, что на послаблении списывается и товар, который пойдёт гостю запечатанным, поэтому баланс в системе всегда по нулям.
Вскрыта упаковка или нет, значения не имеет. Бутылка воды навынос, банка пива, пачка снеков продаются по послаблению так же, как вода, разлитая по бокалам в зале. Требование отпускать товар со вскрытием тары есть только в алкогольном регулировании (171-ФЗ), в правилах маркировки его нет. Не действует послабление на табак и непищевую продукцию. Разбор правил есть в материалах «Разрешительный режим в системе "Честный знак" и послабление для общепита» и «Продажа маркированных товаров».
Право на послабление даёт то, что заведение оказывает услугу общепита по Правилам оказания услуг общепита (ППРФ №1515). На списание послабление не влияет: списывать товар на производственные цели нужно в любом режиме, при приёмке УПД или в течение трёх дней после неё. Разница в том, что на послаблении списывается и товар, который пойдёт гостю запечатанным, поэтому баланс в системе всегда по нулям.
Вскрыта упаковка или нет, значения не имеет. Бутылка воды навынос, банка пива, пачка снеков продаются по послаблению так же, как вода, разлитая по бокалам в зале. Требование отпускать товар со вскрытием тары есть только в алкогольном регулировании (171-ФЗ), в правилах маркировки его нет. Не действует послабление на табак и непищевую продукцию. Разбор правил есть в материалах «Разрешительный режим в системе "Честный знак" и послабление для общепита» и «Продажа маркированных товаров».
Работа с «Честным знаком» в учётной системе: iiko и 1С
Личный кабинет «Честного знака» рассчитан на разовые операции. Чем больше категорий и поставок, тем быстрее ручной режим перестаёт справляться: каждая поставка это документ, и срок по нему идёт от приёмки.
Что даёт связка с учётной системой:
Принцип один: коды живут там же, где движение товара, а не в отдельной вкладке браузера. Для кассы это ещё и связка GTIN с позицией меню, без неё чек по послаблению не собрать.
Что даёт связка с учётной системой:
- УПД от поставщика сразу превращается в приходную накладную, а коды привязываются к номенклатуре.
- Принятый товар списывается на производственные цели автоматически, с правильной причиной и в срок.
- Минуса и зависшие остатки на балансе видны в отчёте, а не в личном кабинете по каждому юрлицу.
- По сети точек состояние видно в одном отчёте, без входа в кабинет каждого юрлица.
Принцип один: коды живут там же, где движение товара, а не в отдельной вкладке браузера. Для кассы это ещё и связка GTIN с позицией меню, без неё чек по послаблению не собрать.
“
аведение обычно приходит к автоматизации не от хорошей жизни. Сначала работают руками в личном кабинете, потом появляется вторая точка, потом новая категория, и в какой-то момент бухгалтер понимает, что маркировка съедает у него день в неделю. Считать этот день стоит заранее, а не после первого уведомления о нарушении.
Кто в заведении отвечает за маркировку
Маркировка это не задача одного человека. Работает она тогда, когда каждый на своём месте знает три вещи: что сканировать, что подписывать и в какой срок.
Роль
Что делает
Кому обязательно
Кладовщик
Принимает товар, сверяет УПД, оформляет расхождения
Какие категории маркируются, как сканировать, что делать при несовпадении
Шеф-повар и су-шеф
Сообщает, какие категории реально используются на кухне
Что списание идёт от приёмки, а не от вскрытия упаковки
Бармен
Ставит кеги на кран и передаёт уведомление в систему
Что постановка кега на кран это отдельная операция, а не списание. И что код нужен до того, как этикетка ушла в мусор
Кассир
Пробивает позиции как обычно, по послаблению без сканирования
Что сканировать нужно только табак и непищевую продукцию, и что делать при блокировке продажи
Бухгалтер-калькулятор
Формирует акты списания, следит за сроками
Причины выбытия и какой первичный документ к какой причине
Управляющий
Контролирует сроки и зависшие остатки по точке
Где смотреть состояние баланса и что означает уведомление из системы
Объяснять роли проще на своей номенклатуре, а не на общих примерах из презентации: сотрудник должен узнать те позиции, которые видит каждый день.
Как настроить работу с нуля: чек-лист
- Проверить регистрацию организации в «Честном знаке» и добавить все места деятельности, включая новые точки.
- Подать уведомление в ЕРВК: с 1 марта 2026 года без него не пройдёт ни регистрация, ни добавление товарных групп.
- Подключить нужные товарные группы в личном кабинете. Для пива сначала регистрация в ЕГАИС, иначе категорию не добавить.
- Выпустить УКЭП на руководителя и оформить МЧД на сотрудников, которые будут подписывать документы.
- Подключить ЭДО и собрать список поставщиков, которые ещё возят товар по бумаге.
- Проверить кассы: умеет ли касса передавать маркировку в чек по послаблению, то есть GTIN, количество и тег 1265.
- Сверить номенклатуру в учётной системе с GTIN: дубли и карточки без кодов дают ошибки при выбытии.
- Настроить автоматическое списание принятого товара на производственные цели в «Честный знак».
- Раздать роли и провести обучение по короткой инструкции для каждой позиции.
- Назначить ответственного за две вещи: подписаны ли все УПД и ушло ли списание в срок. На послаблении здоровое состояние баланса это ноль.
Частые ошибки в ежедневной работе
- Копят подписание УПД. Пока документ не подписан, товара в системе нет, а срок на списание уже идёт. По пиву приёмку и списание нужно закрыть за один день.
- Списывают в учётной системе, но не передают списание в «Честный знак». Расход в iiko на баланс в системе не влияет: товар продолжает числиться за заведением, и это зависшие остатки.
- Выбрасывают упаковку до сканирования. При поэкземплярном учёте восстановить код невозможно.
- Указывают чужое место деятельности. В сети это даёт недостачу на одной точке и излишек на другой.
- Не проверяют, какие позиции вообще маркируются. Особенно на новых категориях: часть соусов под маркировкой, часть нет, и решает это код товара, а не название.
- Забывают про непищевые категории. Антисептики, форма для сотрудников, мерч, игрушки тоже маркируются, и послабление на них не действует. Продажа гостю по ним идёт только через разрешительный режим.
- Работают одной учётной записью на всю сеть. При проверке невозможно понять, кто и что подписал.
Что меняется в работе заведения в 2026 и 2027 годах
Тема обновляется каждые несколько месяцев, и почти каждое изменение задевает закупку ресторана. Ближайшие даты стоит держать в календаре закупщика и бухгалтера.
Дата
Что меняется
Что делать заведению
1 сентября 2026
Бакалея (снеки, соусы, специи, сухие супы, уксусы) переходит на объёмно-сортовой учёт и маркировку в чеке. Заработал механизм автоштрафов по трём составам
Подключить категорию, настроить списание соусов и специй
1 октября 2026
Консервы переходят на объёмно-сортовой учёт и маркировку в чеке. Поэкземплярный по ним начнётся только с 1 октября 2027 года
Подключить категорию, настроить приёмку и списание по GTIN и количеству
1 ноября 2026
Растительные масла переходят на поэкземплярный учёт, молочная продукция со сроком годности свыше 40 суток на партионный
Считывать код с каждой канистры масла, проверить, что учётная система умеет передавать номер партии
1 марта 2027
Партионный учёт молочной продукции со сроком годности до 40 суток
Распространить схему на скоропортящуюся молочку
1 июля 2027
Сладости: маркировка в чеке и партионный учёт на приёмке и списании
Подключить категорию, настроить приёмку по партиям
1 октября 2027
Поэкземплярный учёт консервов
Считывать код с каждой банки до того, как она уйдёт в производство
1 декабря 2027
Поэкземплярный учёт бакалеи
Привести номенклатуру и GTIN в порядок заранее
Общий принцип простой: категории движутся от объёмно-сортового учёта к партионному и поэкземплярному. На логику списания «в ноль» при послаблении это не влияет, меняется только то, что уходит в документ: GTIN с количеством, номер партии или конкретный код. Заведение с настроенной автоматизацией проходит новое требование настройкой, а не перестройкой процессов.
Как это выглядит в DocsInBox
DocsInBox закрывает весь цикл работы с маркировкой в одном окне вместе с ЭДО, ЕГАИС и «Меркурием».
Бухгалтеру остаётся проверять отчёт, а не заполнять документы вручную по каждой поставке.
- Приёмка: УПД от поставщиков приходят в сервис, сверяются с заказом и после подписания попадают в iiko вместе с кодами, без сканирования кодов маркировки.
- Списание: всё принятое уходит на производственные цели в срок, с правильной причиной и реквизитами документа.
- Контроль: минуса и зависшие остатки видны в одном отчёте и правятся по кнопке.
- Касса: для iiko связка GTIN с позицией меню, чтобы чек по послаблению собирался без сканирования.
- Сеть: по всем точкам видно одну картину, без входа в кабинет каждого юрлица.
Бухгалтеру остаётся проверять отчёт, а не заполнять документы вручную по каждой поставке.
Главное из статьи
- Работа с «Честным знаком» в заведении складывается из четырёх операций: приёмка, хранение, списание и продажа. Именно в таком порядке: на послаблении товар уходит с баланса до продажи.
- Для общепита главная операция это не касса, а списание на производственные цели: через кухню и бар проходит основная масса товара.
- Списать товар нужно при приёмке УПД или в течение трёх дней после приёмки. По пиву на приёмку и списание есть один день.
- Послабление это про чек, а не про списание: вместо кода Data Matrix уходят GTIN, количество и тег 1265. ТС ПИоТ при этом не нужен.
- Послабление действует и когда гость забирает товар запечатанным. Вскрыта упаковка или нет, значения не имеет: вскрывать тару требует алкогольное регулирование, а не правила маркировки.
- Не действует послабление на табак и непищевую продукцию: там разрешительный режим со сканированием кода.
- Минимальный набор: регистрация, уведомление в ЕРВК, УКЭП, МЧД, ЭДО и касса, которая передаёт маркировку в чек. Для пива ещё регистрация в ЕГАИС.
- Автоштрафы завязаны на онлайн-проверку кода в разрешительном режиме. На послаблении такой проверки нет.
- Роли распределяются между кладовщиком, шеф-поваром, барменом, кассиром и бухгалтером-калькулятором.
Частые вопросы
С уведомления в ЕРВК и регистрации организации, затем добавить все места деятельности, подключить товарные группы, выпустить УКЭП и МЧД, настроить ЭДО с поставщиками. Для пива понадобится ещё регистрация в ЕГАИС. После этого настраивается ежедневный цикл: приёмка, списание, касса.
На приёмке зависит от вида учёта: при объёмно-сортовом достаточно наименования и количества, при поэкземплярном код нужен по каждой упаковке. На кассе общепит не сканирует ничего, кроме табака и непищевой продукции: по остальным категориям работает послабление.
Порядок продажи по 54-ФЗ (п. 3.2 ст. 4.3): в чек уходят GTIN, количество и тег 1265 mode=horeca вместо кода Data Matrix. Онлайн-проверки кода нет, ТС ПИоТ не нужен. На списание послабление не влияет: товар всё равно списывается на производственные цели в срок от приёмки.
На табаке и непищевой продукции: там всегда разрешительный режим со сканированием кода. А ещё на точках, которые не оказывают услугу общепита по ОКВЭД. То, что гость забирает упаковку запечатанной, послабление не отменяет.
Нет. Если весь маркированный товар уходит на кухню и в бар, достаточно списания документом. Касса, которая передаёт маркировку в чек, нужна там, где есть витрина или продажа навынос. Сканер на такой кассе не требуется: по послаблению код не сканируется.
УПД поставщик присылает до поставки или во время неё, и подтверждать его нужно сразу: пока документ не подписан, товара в системе за заведением нет. От приёмки идёт отсчёт трёх дней на списание, а по пиву приёмку и списание нужно закрыть за один день.
При работе по послаблению не нужен: касса не запрашивает код в «Честном знаке», проверять нечего. ТС ПИоТ понадобится там, где заведение продаёт по разрешительному режиму, то есть по табаку и непищевой продукции.
Операции распределяются между кладовщиком, шеф-поваром, барменом, кассиром и бухгалтером-калькулятором. Управляющий контролирует сроки и расхождения по точке.
Можно, пока товарных групп и поставок немного. С ростом ассортимента ручной режим начинает занимать часы в неделю и провоцирует просрочки: срок на списание идёт по каждой поставке отдельно.
Требовать переход на электронные документы. Товар, принятый по бумажной накладной, не встанет на баланс заведения в системе, и вывести его из оборота будет нечем.
Да. Без машиночитаемой доверенности подписывать документы в системе может только руководитель организации.
Сводить баланс системы со складом не нужно, «Честный знак» не товароучётная система. Смотреть надо на другое: подписаны ли все УПД и ушло ли списание в срок. На послаблении здоровое состояние баланса это ноль.
За нарушение порядка и сроков передачи сведений предусмотрена административная ответственность по ст. 15.12.1 КоАП РФ, за оборот немаркированного товара по ст. 15.12 КоАП РФ. Автоматические постановления, которые заработали с 1 сентября 2026 года, охватывают три состава: продажу просроченного товара, отклонение от цены на табак и продажу без регистрации или без подключённой категории. Выносит их Роспотребнадзор по данным системы, а не «Честный знак».
