Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на демо
и узнайте, сколько времени и денег можно сэкономить в вашем заведении
Нужна помощь
с автоматизацией ресторана?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Нужно название
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна для всех участников грузоперевозок по России, включая рестораны как грузополучателей. До 1 марта 2027 года за бумажную накладную не штрафуют, но обязанность уже действует. Ресторану нужны КЭП, оператор ЭДО с подключением к ГИС ЭПД и сотрудник, подписывающий титул грузополучателя.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
ЭТрН — это электронная транспортная накладная: документ, который подтверждает факт перевозки. Где груз забрали, когда довезли, в каком состоянии передали. Это не документ о продаже — и именно на этой путанице вырастает большинство ошибок.
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он обязал грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя обмениваться документами через государственную систему ГИС ЭПД. Ресторан в этой цепочке почти всегда получатель груза, и его зона — одна операция: принять накладную и подписать свою часть.
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он обязал грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя обмениваться документами через государственную систему ГИС ЭПД. Ресторан в этой цепочке почти всегда получатель груза, и его зона — одна операция: принять накладную и подписать свою часть.
Кого это касается в общепите
Любое заведение, которое получает товар с привлечением перевозки как отдельной услуги, — одна точка или сеть, неважно. А если у вас фабрика-кухня и заготовки по точкам развозит сторонний сервис доставки, вы становитесь ещё и грузоотправителем: документов будет больше.
Любое заведение, которое получает товар с привлечением перевозки как отдельной услуги, — одна точка или сеть, неважно. А если у вас фабрика-кухня и заготовки по точкам развозит сторонний сервис доставки, вы становитесь ещё и грузоотправителем: документов будет больше.
Будьте в курсе важных нововведений
Ключевые даты перехода
Дата
Что происходит
Касается ресторана
1 марта 2026
Заработал реестр экспедиторов «ГосЛог»: все, кто ведёт транспортно-экспедиционную деятельность, обязаны состоять в нём
Нет, если не оказываете экспедиторские услуги
1 марта 2026
Изменился порядок подтверждения легальности алкоголя: крепкий — электронная заявка о фиксации в ЕГАИС, пиво и сидр — УПД в «Честном знаке»
Да, если продаёте алкоголь
1 сентября 2026
ГИС ЭПД работает в обязательном режиме, ЭТрН обязательна для всех участников перевозок
Да, это ваша дата
1 марта 2027
Заканчивается переходный период: штрафы за бумажную накладную начинают действовать
Да, косвенно
Про 1 марта 2027 года важна формулировка: закон не разрешает работать на бумаге до этой даты — ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года. Отложены только штрафы: инспектор при бумажном документе ограничивается предупреждением. Налоговые и договорные последствия мораторий не отменяет.
Минтранс отдельно определяет случаи, когда накладную всё-таки оформляют на бумаге, — сверьтесь с перечнем на сайте ведомства.
Минтранс отдельно определяет случаи, когда накладную всё-таки оформляют на бумаге, — сверьтесь с перечнем на сайте ведомства.
ЭТрН, УПД и ТТН: чем отличаются
Документ
На какой вопрос отвечает
Касается ресторана
ЭТрН
Довезли ли товар: откуда, куда, когда, в каком состоянии
Подтвердить физическую перевозку. Для бухгалтерии почти бесполезен
Перешло ли право собственности
Основной документ для учёта, НДС и себестоимости. Здесь фиксируются претензии по недостаче
Переходный документ, исторически совмещал обе функции
С 1 марта 2026 года бумажная ТТН сама по себе не подтверждает легальность оборота алкоголя
ЭТрН отвечает на вопрос «довезли ли товар». УПД — на вопрос «перешло ли право собственности». Это разделение стоит удержать в голове: из него следует всё остальное.
Четыре сценария поставки: когда ЭТрН нужна
Как приезжает товар
ЭТрН
Документы
Транспорт поставщика, доставка внутри цены товара
Не нужна
УПД. Путевой лист — внутренний документ поставщика
Транспорт поставщика, доставка выделена отдельной строкой или актом
Нужна
Основной документ для учёта, НДС и себестоимости. Здесь фиксируются претензии по недостаче
Поставщик нанял транспортную компанию или экспедитора
Нужна
ЭТрН + УПД, даже если деталей договора вы не знаете
Самовывоз со склада поставщика
Не нужна
УПД
Универсальный тест: есть ли договор перевозки как отдельная сущность, за которую платят отдельно от стоимости товара. Если да — ЭТрН нужна. Если нет — требовать её от поставщика бессмысленно. Логика опирается на статью 785 Гражданского кодекса: транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Частные ситуации — в справке про случаи оформления ЭТрН.
Титулы ЭТрН: ресторану важен третий
ЭТрН — не один документ с одной подписью. Формат ЭТрН утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@: восемь титулов, четыре обязательных и четыре опциональных.
Титул 1 заполняет грузоотправитель: стороны сделки, характеристики груза, данные водителя. Титул 2 — перевозчик при приёме груза. Титул 3 — ресторан: время прибытия и убытия машины, состояние груза, замечания приёмщика. Титул 4 закрывает перевозчик при выдаче. Титулы 5–8 опциональные: стоимость перевозки, переадресовка, замена водителя.
Титул 1 заполняет грузоотправитель: стороны сделки, характеристики груза, данные водителя. Титул 2 — перевозчик при приёме груза. Титул 3 — ресторан: время прибытия и убытия машины, состояние груза, замечания приёмщика. Титул 4 закрывает перевозчик при выдаче. Титулы 5–8 опциональные: стоимость перевозки, переадресовка, замена водителя.
Два правила, которые снимают половину вопросов
Ресторану важен только титул 3 — остальные семь не ваша ответственность. Титулы идут строго по порядку: третий не появится раньше, чем закрыты первый и второй. Если документа нет — это недоработка коллег по цепочке, а не ваша вина. Запрашивать накладную не надо: как только поставщик и перевозчик подписали свои титулы, она появляется в системе сама.
Ресторану важен только титул 3 — остальные семь не ваша ответственность. Титулы идут строго по порядку: третий не появится раньше, чем закрыты первый и второй. Если документа нет — это недоработка коллег по цепочке, а не ваша вина. Запрашивать накладную не надо: как только поставщик и перевозчик подписали свои титулы, она появляется в системе сама.
Что нужно технически
КЭП и МЧД. Титул 3 подписывается квалифицированной электронной подписью, а если подписывает не руководитель — нужна машиночитаемая доверенность.
Оператор ЭДО с подключением к ГИС ЭПД. Напрямую с госсистемой вы работать не сможете — нужна интеграция на стороне оператора; уточните, есть ли она к 1 сентября. DocsInBox работает с ЭТрН через СБИС (Тензор) и Контур.Диадок.
Ответственный сотрудник. Титул 3 подписывается в момент приёмки — назначайте того, кто физически принимает товар: приёмщика, повара, бармена. В DocsInBox ЭТрН входит в юридически значимый документооборот, а подписание работает отложенно: сертификат остаётся на компьютере с агентом, МЧД на каждого сотрудника не нужна.
Оператор ЭДО с подключением к ГИС ЭПД. Напрямую с госсистемой вы работать не сможете — нужна интеграция на стороне оператора; уточните, есть ли она к 1 сентября. DocsInBox работает с ЭТрН через СБИС (Тензор) и Контур.Диадок.
Ответственный сотрудник. Титул 3 подписывается в момент приёмки — назначайте того, кто физически принимает товар: приёмщика, повара, бармена. В DocsInBox ЭТрН входит в юридически значимый документооборот, а подписание работает отложенно: сертификат остаётся на компьютере с агентом, МЧД на каждого сотрудника не нужна.
Два кейса с вебинара
Поставщик указал неверного грузополучателя
В ЭТрН перепутано юрлицо внутри сети или адрес разгрузки, а товар нужен срочно. Если документ из-за ошибки до вас вообще не дошёл — сделать ничего нельзя: подписываете УПД, ставите товар на баланс, а логист не может требовать подпись под тем, чего вам не направляли.
Если документ дошёл, но в нём не тот КПП, не то юрлицо или неверный адрес, титул с заведомо неверными данными подписывать не стоит. Пока предыдущие титулы не закрыты, поставщик может всё исправить; если закрыты — данные уже в ГИС ЭПД: такую ЭТрН отклоняете, а УПД принимаете и товар ставите на учёт.
Если документ дошёл, но в нём не тот КПП, не то юрлицо или неверный адрес, титул с заведомо неверными данными подписывать не стоит. Пока предыдущие титулы не закрыты, поставщик может всё исправить; если закрыты — данные уже в ГИС ЭПД: такую ЭТрН отклоняете, а УПД принимаете и товар ставите на учёт.
Недостача: по документам 50 коробок, по факту 48
Пересчитывайте товар, пока водитель на месте. Подписание титула 3 не означает согласия с цифрами поставщика: вы подтверждаете факт события — во сколько приехала машина и что груз выгружен. Фиксировать расхождение именно в ЭТрН грузополучатель не обязан: хватит акта в свободной форме в день обнаружения недостачи. Он нужен скорее поставщику для претензии перевозчику, а свои претензии вы проводите через УПД.
Чем рискует ресторан
Честный ответ: прямых крупных штрафов ресторану за бумажную накладную по действующей редакции не предусмотрено, а на остальных участников действует мораторий до 1 марта 2027 года. К марту 2027 года нормы могут появиться. Реальных рисков три.
Налоговый — самый дорогой. Если по вашей схеме ЭТрН должна быть, а её нет, налоговая может счесть расходы на перевозку документально неподтверждёнными и снять вычет по НДС. Само отсутствие накладной — не безусловное основание для отказа: специальных требований к перевозочным документам НК не содержит. Но при признаках нереальности перевозки полный комплект документов — единственная защита. Подробнее — что будет, если не использовать ЭТрН.
Давление контрагентов. Поставщик или перевозчик, уже работающий через ГИС ЭПД, вправе отказаться разгружать товар без электронных документов: чужая неготовность становится вашей проблемой.
Штрафы у партнёров. С 1 марта 2026 года экспедитор обязан состоять в реестре «ГосЛог»: работа без регистрации грозит юрлицу штрафом до 300 тысяч рублей за первое нарушение и до 1 миллиона за повторное. Отсюда и настойчивость перевозчиков.
Налоговый — самый дорогой. Если по вашей схеме ЭТрН должна быть, а её нет, налоговая может счесть расходы на перевозку документально неподтверждёнными и снять вычет по НДС. Само отсутствие накладной — не безусловное основание для отказа: специальных требований к перевозочным документам НК не содержит. Но при признаках нереальности перевозки полный комплект документов — единственная защита. Подробнее — что будет, если не использовать ЭТрН.
Давление контрагентов. Поставщик или перевозчик, уже работающий через ГИС ЭПД, вправе отказаться разгружать товар без электронных документов: чужая неготовность становится вашей проблемой.
Штрафы у партнёров. С 1 марта 2026 года экспедитор обязан состоять в реестре «ГосЛог»: работа без регистрации грозит юрлицу штрафом до 300 тысяч рублей за первое нарушение и до 1 миллиона за повторное. Отсюда и настойчивость перевозчиков.
Четыре типичные ошибки
- Ждать свой титул раньше, чем подписал логист: ваша очередь третья.
- Игнорировать ЭТрН по логике «нам важна только УПД» — налоговый и репутационный риск.
- Вписывать случайное время или адрес: расхождение с титулом логиста создаст вопросы обеим сторонам.
- Увидеть первую ЭТрН только 1 сентября и не знать, от кого её ждать.
Чек-лист: пять шагов до 1 сентября
- Разметьте поставщиков по способу доставки: транспорт поставщика без выделенной оплаты, с выделенной оплатой, сторонний перевозчик, самовывоз. Начните с тех, кто даёт основной объём поставок, — список окажется короче, чем кажется.
- Проверьте оператора ЭДО: поддерживает ли он ГИС ЭПД. Если нет — меняйте оператора или подключайте второго под ЭТрН.
- Определите ответственного за титул 3 — кто принимает товар и кто подписывает, своей подписью или по доверенности. Учтите график поставок: не оставляйте подписание на сотрудника, работающего только в офисные часы.
- Договоритесь с поставщиками. Крупные придут сами, с небольшими свяжитесь сами. Сверьте оператора, идентификаторы ЭДО, ИНН и адреса разгрузки — это снимет большинство ошибок первого дня.
- Проведите пробные приёмки. Поставьте в реестре фильтр по ЭТрН и посмотрите, присылал ли кто-нибудь такую накладную: тестовые документы уже ходят. Первая ЭТрН у клиента DocsInBox пришла с Сахалина — и в ней было 10 тонн дизеля.
Как это устроено в DocsInBox
Наша логика: ЭТрН не несёт бизнесовой пользы ресторану, значит, принимать её нужно предельно просто — подписать или отклонить, без заполнения полей. В первой итерации накладная появится в реестре документов с кнопками «подписать» и «отклонить» (сейчас они неактивны) и в мобильном приложении. При отклонении понадобится указать причину: без неё ГИС ЭПД документ не примет. Возвратов и автоподписания в первой итерации не будет. Полная запись вебинара — в библиотеке вебинаров.
Главное за 30 секунд
- ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года по 140-ФЗ от 07.06.2025, обмен — через ГИС ЭПД.
- Ресторан — грузополучатель, его зона — титул 3 из восьми.
- ЭТрН нужна, если перевозка оплачивается отдельно или груз везёт сторонний перевозчик.
- Штрафов для грузополучателя нет, мораторий для остальных — до 1 марта 2027 года. Риски: снятие вычета по НДС и отказ контрагента разгружать.
- Минимум для старта: КЭП, при необходимости МЧД, оператор ЭДО с ГИС ЭПД, приёмщик с правом подписи.
Частые вопросы: 17 ответов
В одностороннем порядке нельзя: обязанность установлена законом, договорённости сторон её не отменяют. Но если контрагент физически ещё не перешёл, работать с ним на бумаге можно — прямой ответственности для грузополучателя по действующей редакции нет. Главное — не быть слабым звеном, которое тянет назад всю цепочку: у поставщиков и перевозчиков ответственность уже наступила, и они начнут требовать переход раньше государства.
Нет. Если вы только грузополучатель, покупать сервисы логистики у оператора не нужно — ЭТрН приходит как обычный входящий документ. Обработать её можно и в интерфейсе самого оператора, и в DocsInBox, без дополнительных лицензий.
Нет. ЭТрН входит в документооборот и отдельным модулем не продаётся. Подписание и отклонение появятся в том же реестре документов, где вы уже работаете с накладными.
Зависит от системы. В классическом интерфейсе оператора ЭДО подписать можно только когда за компьютером есть сотрудник с подписью — и логист имеет полное право ждать вашей подписи под разгрузкой: уехав с незакрытым оборотом ЭТрН, вопросы он получит на себя. В DocsInBox для этого есть отложенное подписание: документ подписывается сертификатом на компьютере с нашим агентом, даже если сотрудник не на месте.
Да, любой сотрудник, у которого есть доступ в мобильное приложение и право подписи: бармен принимает поставку в бар, повар — продукты на кухню. Роль лучше закрепить заранее, с учётом графика поставок, а не оставлять подписание на бухгалтера, который работает по будням в офисные часы.
Отдельно. Подписание УПД и подписание ЭТрН — независимые процессы, автоматически друг за другом они не идут. С точки зрения регулятора логика такая: сначала, когда машина приехала, вы подписываете ЭТрН и подтверждаете, что вам привезли, условно, десять коробок. Потом при приёмке УПД разбираетесь подробно, что именно приехало, и фиксируете расхождения там.
Смотреть документы и вносить данные приложения операторов обычно позволяют офлайн, но для подписания и передачи подписи в ГИС ЭПД связь нужна. Принимайте и пересчитывайте товар как обычно, фиксируйте всё на месте хоть на бумаге, а подписывайте, как только интернет появится. Большинство операторов ЭДО, включая DocsInBox, входят в белые списки — проблема возникнет только при физическом отсутствии связи.
Напрямую изменить подписанные титулы нельзя. Правки вносятся только последующими титулами — например, при переадресовке груза или замене водителя, и это уже не история грузополучателя. Поэтому расхождения и замечания указывают до подписания: после того как титул 3 подписан, данные считаются закрытыми. Подробнее — можно ли аннулировать ЭТрН.
У водителя формируется QR-код, по которому инспектор проверяет документ в ГИС ЭПД. Если вы отказались от приёмки и ваш титул отклонён, водитель едет на основании своего титула 2, в котором зафиксирована перевозка, — этого достаточно, вопросов к нему быть не должно.
Проверьте, дошёл ли документ вообще. Без подписанных титулов 1 и 2 передача сведений в ГИС ЭПД не считается подтверждённой, и подписывать вам попросту нечего — входящей ЭТрН в системе нет. Если логист требует подпись под документом, которого вы не видите, объясните: сначала свои части закрывают грузоотправитель и перевозчик, только после этого наступает ваша очередь.
Смотрите на получателя и адрес выгрузки. Один получатель и один адрес — одна накладная на весь груз. Сборный груз для разных получателей или на разные адреса — накладных будет несколько, по одной на каждую пару «получатель — адрес».
Да. Сумма заказа роли не играет: важен сам факт, что стоимость доставки вынесена отдельно и оплачивается отдельно от товара. Если один и тот же поставщик часть поставок возит за свой счёт, а часть — с выделенной строкой доставки, ЭТрН нужна именно на вторые.
Зависит от того, как оформлена оплата отправки. Если стоимость доставки заложена в сопроводительный документ — условно, отдельной строкой в УПД, — то да, ЭТрН нужна. Если поставщик отправляет за свой счёт или просто включает стоимость в цену товара, документ не потребуется.
По букве закона да: есть сторонний исполнитель перевозки и выделенная оплата доставки — значит, признаки договора перевозки налицо. Но порядок обмена в таких схемах стоит отдельно уточнить в поддержке самого сервиса: у агрегаторов свои правила оформления документов, и от них зависит, как именно вы получите накладную.
Нет. Доставка физическому лицу не создаёт обязанности оформлять ЭТрН на эту перевозку — кроме чека ничего дополнительно не нужно.
Скорее всего, поставщики придут с этим сами: законодательная ответственность лежит на них, а оштрафовать вас как грузополучателя пока нельзя — им важно задокументировать вашу готовность. Обычно в договор добавляют обязанность оформлять документы через согласованного оператора ЭДО, сроки представления документов, порядок оформления расхождений (кто, в какой момент и в какой форме их фиксирует) и реквизиты уполномоченных на подписание лиц.
Прямого ответа на вебинаре не дали: вопрос про документы у водителя на обратный путь спикер честно унёс на проработку, отметив, что эта часть логистики требует уточнения. Если у вас есть такие поставки, имеет смысл заранее обсудить порядок с поставщиком и перевозчиком. В первой итерации DocsInBox возвраты по ЭТрН не поддерживаются — только подписание и отклонение.
Команда DocsInBox
Эксперты по документообороту и отчётности в госсистемы для общепита
С 2014 года автоматизируем документооборот и отчётность в ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак» для HoReCa. Резидент «Сколково», ИТ-аккредитация, 8300+ заведений. Материал подготовлен по вебинару 30 июля 2026 года, спикер — Сергей Горлов, направление ЭДО. Подробнее о компании.
Эксперты по документообороту и отчётности в госсистемы для общепита
С 2014 года автоматизируем документооборот и отчётность в ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак» для HoReCa. Резидент «Сколково», ИТ-аккредитация, 8300+ заведений. Материал подготовлен по вебинару 30 июля 2026 года, спикер — Сергей Горлов, направление ЭДО. Подробнее о компании.
