Банкетное меню: как составить и посчитать на человека

Банкетное меню считают от числа гостей и длительности вечера. Берёте норму на одного человека по каждой группе блюд, умножаете на количество гостей, добавляете запас 10% и делите итоговую себестоимость на целевой фудкост. Так получается цена блюд на одного гостя.

Для классического банкета в ресторане это 7–8 холодных закусок, 2–3 салата, горячая закуска, одно или два горячих блюда и десерт. Ниже разбираем, как выбрать позиции, сколько готовить, как считать напитки и закладывать цену, чтобы банкет приносил прибыль.

Банкет сложнее обычного вечера в зале. Кухня готовит одно меню на всех гостей сразу, склад закупает под конкретную дату, а ошибка в расчёте видна через два часа, когда у бара закончилось вино или на кухне остался таз неподанного салата.

Статья написана для управляющих, шеф-поваров и бухгалтеров-калькуляторов ресторанов, кафе, гостиниц и банкетных залов. Нормы в ней ориентировочные: их берут из открытых калькуляторов банкета и практики площадок, в вашем заведении их стоит подстроить под свою кухню и аудиторию.

Формат определяет, сколько позиций нужно и как их считать. Если гости сидят за столами, это банкет. Если стоят и берут еду руками, это фуршет. Кофе-брейк занимает 15–40 минут и обходится малым набором выпечки и напитков.

Отличия по меню выглядят так:

• Банкет. Подача на стол или горячее порционно, 7–8 холодных закусок, 2–3 салата, 1–2 горячих блюда, десерт. Гость ест в среднем дольше и больше.
• Фуршет. Около 20 позиций, каждая весом от 20 до 150 граммов: канапе, тарталетки, мини-горячее. Столов и вилок нет, значит, нужны позиции, которые едят одной рукой.
• Кофе-брейк. Позиций меньше, чем на фуршете, упор на кофе, чай, выпечку и фрукты.

Первым вопросом менеджеру банкетного отдела стоит задать не «какой бюджет», а «какой формат и сколько он длится». Банкет на 3 часа и на 6 часов считают по-разному: во втором случае гостям почти всегда нужна вторая горячая подача.

Классическая схема банкета на 40–50 человек: 7–8 холодных закусок, 2–3 вида салата, 1 горячая закуска, 1 основное горячее (иногда 2) и десерт, чаще всего праздничный торт. Такой набор выдерживают большинство банкетных залов.

Что стоит учесть при выборе позиций:

• Холодные закуски выставляют до прихода гостей, поэтому берут то, что хорошо держит вид и температуру: мясную и сырную нарезки, овощи, соленья, рыбу.
• Салаты нужны разные по основе: хотя бы один овощной, один мясной или рыбный и один «сытный».
• Горячее лучше предложить на выбор из двух-трёх вариантов с предзаказом, чтобы не готовить вслепую: например, мясо, рыба и вегетарианское блюдо.
• Десерт привязывают ко времени вечера: торт выносят отдельным событием, а порционные десерты можно подавать на столы.

Среди гостей банкета на 40–50 человек обычно не больше 20% настоящих гурманов. Остальным нужна понятная, сытная еда без экспериментов. Смелые позиции оставьте для одной-двух ячеек меню, а основу делайте из того, что ваша кухня умеет готовить пачками и без потери качества.

Позиции, которые кухня уже продаёт в обычном меню, дешевле в закупке и проще в исполнении: техкарты отработаны, продукты есть на складе. Как отобрать такие позиции по марже и популярности, разобрано в статье Анализ меню по методу Menu Engineering.

На взрослого гостя в открытых калькуляторах банкета закладывают около 670–900 граммов еды без хлеба и фруктов. Это сумма диапазонов по основным группам блюд: закуски, салаты, горячее, гарнир и десерт.

Ориентиры по каждой группе даны в таблице.

Таблицу удобно перенести в калькуляцию банкета как стартовую. После первого мероприятия смотрите, сколько реально осталось на кухне, и правьте значения под вашу аудиторию. Если салаты возвращаются нетронутыми, а горячее заканчивается раньше срока, нормы стоит перераспределить.

Заготовку сверх расчёта оставляют в пределах 10%. Это запас на гостей, которые пришли без подтверждения, и на порции, испорченные при подаче. Больший запас ведёт к списаниям и лишним затратам.

Вторая горячая подача нужна, если банкет длится больше 4 часов, гостей больше 30 или меню без плотных закусок и салатов. Решите это при составлении меню: докупить мясо в день мероприятия сложно.

Детей считают отдельно: порция меньше, а набор блюд другой. В открытых калькуляторах детьми считают гостей 3–12 лет, для них выделяют отдельные детские порции. Для ресторана это значит отдельную позицию в техкарте и отдельную строку в смете, а не «половину взрослой порции».

Что собрать до банкета у менеджера и шеф-повара:

• Список гостей с разбивкой на взрослых и детей.
• Количество гостей с ограничениями в питании: вегетарианцы, аллергики, религиозные запреты.
• Предзаказ на горячее, если меню предполагает выбор.
• Крайнюю дату, до которой заказчик может изменить число гостей без изменения сметы.

Порции для гостей с ограничениями считают отдельно от общего резерва. На кухне их лучше помечать на раздаче, чтобы повар не перепутал блюда.

Базовая норма для банкета на 4–5 часов: 0,5–0,6 литра вина или 0,2–0,25 литра крепкого алкоголя на гостя, плюс вода, соки и морсы. Для делового мероприятия или короткого вечера вина берут 0,3–0,4 литра. В такой расчёт нужно вносить поправки.

Основные поправки к базовой норме:

• Состав гостей. Если преобладают женщины, вина берут больше, до 0,7 литра. Если мужчины, больше крепкого. Молодёжь чаще выбирает вино и коктейли, старшая аудитория крепкое.
• Формат. На фуршете алкоголь уходит быстрее, там берут верхнюю границу нормы.
• Сезон и площадка. Летом на открытой площадке вино уходит хуже, чем зимой в тёплом зале.
• Безалкогольная база. Без воды, лимонадов и соков крепкое уходит в 1,5 раза быстрее.

Для банкета на 40 человек базовая норма даёт 20–24 литра вина (это 27–32 бутылки по 0,75 литра) или 8–10 литров крепкого. Запас сверх расчёта закладывают 10–15%.

Шампанское на первый тост считают отдельно: 150–200 мл на гостя. Безалкогольные напитки берут из расчёта 500–1000 мл воды и 300–500 мл соков, морсов или лимонадов на человека.

С поставщиком алкоголя стоит договориться о возврате неоткрытых бутылок: по оценке отраслевых авторов, это экономит до 20% бюджета на баре. Как организовать бар и карту напитков, разобрано в статье Как организовать барное пространство?.

Цену банкета на одного гостя считают от себестоимости блюд и целевого фудкоста. Сначала складывают себестоимость порций по всем позициям меню, затем делят сумму на желаемый процент фудкоста. Получается цена блюд на человека.

Фудкост показывает долю себестоимости в цене блюда. Раньше нормой в ресторанах считали 30–33%, сегодня жёстких рамок нет, и каждое заведение выбирает допустимый процент само. Целевой процент выбирайте до расчёта: он задаёт потолок себестоимости банкета.

Ниже условный пример на 40 гостей. Себестоимость порций мы взяли для иллюстрации, ваши числа возьмите из калькуляции.

При фудкосте 33% наценка на себестоимость составляет около 203%: цена превышает себестоимость примерно в три раза. Не путайте эти два показателя. Фудкост считают от цены, а наценку от себестоимости, поэтому одинаковая маржа даёт совсем разные проценты.

Для расчёта вам нужна актуальная себестоимость каждой позиции. Её берут из техкарт, где учтён выход и потери при обработке. Если техкарты устарели, а закупочные цены выросли, фудкост банкета окажется выше расчётного. Когда цены на продукты меняются часто, пересчитывайте калькуляцию непосредственно перед согласованием сметы, а не по прошлогодним данным.

Как оценить набор позиций по марже, разобрано в статьях Комплексный анализ меню и Инжиниринг меню.

В смете банкета указывают цену на гостя, число гостей, состав меню по граммовкам, напитки, сервис и условия изменения числа гостей. Сервисный сбор согласовывают с заказчиком до подписания договора и фиксируют в самом договоре.

Юрист и бухгалтер банкетного отдела обычно проверяют такие пункты:

• Минимальное и максимальное число гостей, дата подтверждения окончательной цифры.
• Размер предоплаты и порядок её возврата при отмене.
• Состав меню с граммовкой: не «горячее», а «говядина запечённая 150 г, картофель 100 г».
• Сервисный сбор: процент и то, что он включает.
• Время работы зала и стоимость продления вечера.
• Ответственность за испорченное имущество и посуду.

По разъяснению эксперта по защите прав потребителей, обязательный сервисный сбор нельзя навязывать: клиента заранее предупреждают, что обслуживание оплачивается отдельно, и прописывают это в договоре. Если заказчик не согласен с условием, он вправе отказаться от договора целиком. Спорные случаи лучше обсуждать с юристом: статья даёт только общие ориентиры.

Если проводить банкеты регулярно, договор вместе со сметой лучше собрать в один шаблон. Тогда менеджер подставляет только число гостей и состав меню, а бухгалтерия сразу видит, какие суммы ожидать.

Кухню готовят к банкету заранее: закупают продукты, делают заготовки и распределяют загрузку цехов. Расходы на заготовки считают так же, как расходы на готовые блюда.

Рабочий порядок подготовки такой:

1. Менеджер подтверждает с заказчиком финальное число гостей и состав меню.
2. Шеф-повар составляет план заготовок и распределяет задачи между цехами.
3. Закупщик оформляет заказ поставщикам с запасом 10%.
4. Кладовщик принимает товар, проверяет сроки годности и разносит по зонам хранения.
5. Бармен или старший по залу отдельно получает напитки и сверяет объём с накладной.
6. После банкета бухгалтер-калькулятор сверяет фактический расход со сметой и записывает отклонения.

Для заведений на iiko здесь удобно, когда заказ поставщику и приёмка товара оформляются в одной системе. DocsInBox интегрируется с iiko и работает с электронным документооборотом, в том числе с документами поставщиков, поэтому расход под банкет видно по документам, а не по бумагам, собранным за неделю.

На выездных мероприятиях добавляются транспорт, холодовая цепь и посуда. Эти статьи затрат включают в смету отдельно, а не растворяют в цене блюд.

Большинство ошибок связаны с тем, что расчёт делают по ощущениям, а не по нормам. Ниже типовые случаи для ресторанов и банкетных залов.

• Расчёт «по аналогии». Меню копируют с прошлого мероприятия, не учитывая состав гостей. Салат, который хорошо шёл у молодёжи, остаётся нетронутым у гостей старшего возраста.
• Забыли про детей. Взрослую порцию делят пополам, а блюда остаются непривычными для ребёнка.
• Нет запаса на напитки. Бар пустеет за час до конца вечера, а докупать нечем.
• Фудкост считают от закупочных цен прошлого квартала. Реальная себестоимость уже выросла, и банкет приносит меньше прибыли, чем в смете.
• Не фиксируют финальное число гостей. Заказчик меняет цифру накануне, а продукты уже закуплены.
• Нет сверки после банкета. Фактический расход не сравнивают со сметой, поэтому те же ошибки повторяются на следующем мероприятии.

Каждое банкетное мероприятие стоит рассматривать как небольшой проект с планом и фактом. Две колонки в таблице, «по смете» и «по факту», через три-четыре банкета дают точные нормы вашей кухни.

Если у вас сезонная кухня, пересматривайте банкетное меню по сезонам. Как это сделать, подробно описано в статье Сделай сезонное меню.