Бесплатный аудит учета и отчетности
Разберем ваши процессы и госсервисы (ЕГАИС, Честный знак, Меркурий, ЭДО) и покажем, где теряются деньги и время.
Руководство: учет маркированной продукции в общепите
Скачайте руководство бесплатно:
Гайд: ТС ПИоТ для общепита
Скачайте документ бесплатно:
Гайд: автоштрафы Честного знака
Скачайте гайд бесплатно:
Видеоруководство: новые правила списания пива в упаковке
Посмотрите видео бесплатно:
Запись вебинара: как ресторанам работать в «Честном знаке» с 1 ноября
Оставьте контакты, и запись эфира с экспертом откроется сразу:
Руководство: объемно-сортовой учет масла
Скачайте руководство бесплатно:
Руководство: объемно-сортовой учет консервов с 1 октября 2026
Скачайте документ бесплатно:
Руководство: объемно-сортовой учет бакалеи с 1 сентября 2026
Скачайте документ бесплатно:
Руководство: маркировка для общепита
Скачайте бесплатно:
Руководство: регистрация во ФГИС «Меркурий»
Скачайте руководство бесплатно:
Руководство: регистрация в ЕГАИС
Скачайте гайд бесплатно:
Руководство: работа в системе «Меркурий»
Скачайте руководство бесплатно:
Руководство по списанию крепкого алкоголя в ЕГАИС
Скачайте руководство бесплатно:
Руководство: маркировка молочной продукции в Честном знаке
Скачайте гайд бесплатно:
Руководство: чек-лист отчетности в госсервисы для HoReCa
Скачайте чек-лист бесплатно:
Остались вопросы? Перезвоним за 15 минут
Оставьте номер телефона, и менеджер ответит на ваши вопросы.
Проверим ваш документооборот и ЭТрН
ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026. Разберем накладные и МЧД, покажем, где теряется время.
Попробуйте демо-доступ DocsInBox
Зарегистрируйтесь, чтобы увидеть все возможности личного кабинета DocsInBox
Запишитесь на консультацию
Нужна помощь
с автоматизацией ресторана?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Как оформить ВСД в «Меркурии» на перемещение между заведениями
Исходящий ВСД нужен на каждую перевозку подконтрольного товара, даже если ресторан везет масло со своего склада в свое же кафе на том же ИНН. Транспортный ВСД оформляют в «Меркурии» до выезда машины, а точка-получатель гасит его в течение 24 часов после доставки.
Вручную один ВСД занимает до 5 минут, а сеть на 10 точек оформляет около 100 документов в день. Ниже разбираем, когда заведению нужны исходящие ВСД, какие сроки и штрафы действуют и как оформлять документы по накладной без ручного ввода. В статье есть калькулятор нагрузки, интерактивный пример накладной и прототип экрана настройки.
Вручную один ВСД занимает до 5 минут, а сеть на 10 точек оформляет около 100 документов в день. Ниже разбираем, когда заведению нужны исходящие ВСД, какие сроки и штрафы действуют и как оформлять документы по накладной без ручного ввода. В статье есть калькулятор нагрузки, интерактивный пример накладной и прототип экрана настройки.
Содержание
- Нужен ли ВСД на перемещение между своими заведениями
- Когда заведению нужно оформлять исходящие ВСД
- Сроки: ВСД до выезда машины, гашение за 24 часа
- Штрафы за перевозку без ВСД
- Сколько времени уходит на исходящие ВСД вручную
- Как оформить исходящий ВСД вручную в «Меркурии»
- Как DocsInBox оформляет ВСД по накладной
- Настройка: сопоставление номенклатуры
- Производство, расхождения и подключение склада
- Частые вопросы
Нужен ли ВСД на перемещение между своими заведениями
Нужен. Ветеринарные правила (приказ Минсельхоза России № 862 от 13.12.2022, п. 8) требуют транспортный ВСД при перемещении подконтрольного товара, «сопровождающимся или не сопровождающимся реализацией». Отдельного исключения для перевозки между своими площадками в правилах нет.
Самое частое заблуждение в сетях звучит так: «купили на склад, дальше ВСД не нужен». Закупщик принял партию, склад погасил входящий документ, и кажется, что работа с «Меркурием» закончилась. Но как только водитель повез сыр в точку, это новая перевозка, и на нее нужен свой ВСД.
Где это происходит в общепите:
Самое частое заблуждение в сетях звучит так: «купили на склад, дальше ВСД не нужен». Закупщик принял партию, склад погасил входящий документ, и кажется, что работа с «Меркурием» закончилась. Но как только водитель повез сыр в точку, это новая перевозка, и на нее нужен свой ВСД.
Где это происходит в общепите:
- общий склад сети отгружает молочку, мясо и рыбу в рестораны;
- фабрика-кухня везет заготовки и полуфабрикаты по точкам;
- шеф одного ресторана забирает у соседней точки 10 кг лосося;
- центральный склад отгружает продукцию франчайзи на другое юрлицо.
Транспортный ВСД — ветеринарный сопроводительный документ на перевозку партии. Его оформляет отправитель до выезда машины, а гасит получатель после приемки. Для ресторана, который отгружает товар, это и есть исходящий ВСД.
Исключения в п. 21 правил касаются товаров для личных нужд, домашних животных и выпаса скота. Ресторан и склад работают в предпринимательских целях, поэтому эти исключения к ним не применяются.
Что такое ВСД и какие бывают виды, подробно разобрано в статье Что такое ВСД во ФГИС «Меркурий»?
Что такое ВСД и какие бывают виды, подробно разобрано в статье Что такое ВСД во ФГИС «Меркурий»?
Когда заведению нужно оформлять исходящие ВСД
Исходящий ВСД нужен, когда подконтрольный товар уезжает с площадки, где он числится в «Меркурии», на другую площадку. Обычный ресторан, который только принимает поставки и готовит для гостей, гасит входящие ВСД и исходящих не оформляет.
Ситуация
Что оформить
Кто в заведении отвечает
Общий склад отгружает товар в рестораны сети
Транспортный ВСД на каждую позицию отгрузки
Кладовщик или оператор «Меркурия» на складе
Перемещение между двумя ресторанами
Транспортный ВСД от ресторана-отправителя
Управляющий или шеф точки-отправителя
Фабрика-кухня выпустила заготовки
Производственный ВСД на выработку, затем транспортный на отгрузку
Технолог и кладовщик фабрики-кухни
Отгрузка франчайзи на другое юрлицо
Транспортный ВСД со сменой владельца
Склад сети
Прием товара на точке
Гашение входящего ВСД
Управляющий, бармен или повар на приемке
Объем работы растет с числом позиций, а не машин. Один ВСД оформляется на одну позицию, поэтому отгрузка из 10 позиций дает 10 документов. Внутренние перемещения сети изо дня в день повторяют одну и ту же номенклатуру между одними и теми же площадками, и эту рутину удобно отдать автоматике.
Если перемещение делают в iiko или StoreHouse как документ учета, он сам ничего в «Меркурий» не отправляет. Как оформлять перемещение в учетной системе, описано в статье Внутреннее перемещение между точками сети: документы и учёт.
Если перемещение делают в iiko или StoreHouse как документ учета, он сам ничего в «Меркурий» не отправляет. Как оформлять перемещение в учетной системе, описано в статье Внутреннее перемещение между точками сети: документы и учёт.
Сроки: ВСД до выезда машины, гашение за 24 часа
Транспортный ВСД оформляют до начала перевозки, и он действует до ее окончания (п. 8 и п. 13 Ветеринарных правил). Точка-получатель гасит его в течение 24 часов после доставки (п. 22 Порядка оформления ВСД в электронной форме).
Действие
Срок
Основание
Оформить транспортный ВСД
До выезда машины
Приказ № 862, приложение 1, п. 8
Срок действия транспортного ВСД
С момента оформления до окончания перевозки
Приказ № 862, приложение 1, п. 13
Погасить входящий ВСД на точке
В течение 24 часов после доставки
Приказ № 862, приложение 2, п. 22
Частичная приемка или отказ
Гашение сразу после окончания приемки
Приказ № 862, приложение 2, п. 22
Оформить производственный ВСД
В течение 48 часов после окончания производства
Приказ № 862, приложение 1, п. 7
На практике это значит, что накладная на отгрузку должна появиться в системе раньше, чем водитель заведет машину. Машина, которая уехала без оформленного ВСД, уже везет товар с нарушением, даже если документ оформят через час.
Для точки-получателя сроки тоже жесткие: товар пришел в пятницу вечером, а в субботу до вечера ВСД должен быть погашен. Как это сделать быстро, читайте в статье Инструкция по погашению входящих ВСД в Меркурии.
Для точки-получателя сроки тоже жесткие: товар пришел в пятницу вечером, а в субботу до вечера ВСД должен быть погашен. Как это сделать быстро, читайте в статье Инструкция по погашению входящих ВСД в Меркурии.
Штрафы за перевозку без ВСД
Перевозка подконтрольного товара без ВСД наказывается по ч. 2 ст. 10.8 КоАП РФ: юрлицу до 500 000 ₽, должностному лицу, например управляющему или директору, до 40 000 ₽.
Кто отвечает
Штраф
Основание
Юридическое лицо (ООО, которому принадлежит ресторан)
от 300 000 до 500 000 ₽
ч. 2 ст. 10.8 КоАП РФ
Должностное лицо: директор, управляющий
от 30 000 до 40 000 ₽
ч. 2 ст. 10.8 КоАП РФ
Гражданин
от 3 000 до 5 000 ₽
ч. 2 ст. 10.8 КоАП РФ
Россельхознадзор анализирует данные «Меркурия» и находит такие нарушения без выезда на точку.
Повторяющиеся ошибки в оформлении приводят и к другим последствиям, вплоть до приостановки доступа пользователя к «Меркурию». Полный перечень санкций собран в статье Штрафы за нарушение работы с ФГИС «Меркурий».
Повторяющиеся ошибки в оформлении приводят и к другим последствиям, вплоть до приостановки доступа пользователя к «Меркурию». Полный перечень санкций собран в статье Штрафы за нарушение работы с ФГИС «Меркурий».
Сколько времени уходит на исходящие ВСД вручную
По нашим замерам один ВСД вручную занимает до 5 минут: найти партию на остатках, ввести вес, выбрать получателя и транспорт, дождаться ответа «Меркурия». На сеть из 10 точек это полная ставка сотрудника каждый день.
Как складывается нагрузка:
В этот расчет не входят сверка с накладной, гашение входящих на складе и в точках, исправление ошибок, выходные и отпуска оператора. Посчитайте свою нагрузку в калькуляторе ниже.
Как складывается нагрузка:
- 1 ВСД: до 5 минут;
- 1 отгрузка из 10 позиций: 10 ВСД, около 50 минут;
- сеть на 10 точек: около 100 ВСД в день, около 8 часов;
- отгрузки 7 дней в неделю: около 250 часов в месяц, полторы ставки.
В этот расчет не входят сверка с накладной, гашение входящих на складе и в точках, исправление ошибок, выходные и отпуска оператора. Посчитайте свою нагрузку в калькуляторе ниже.
Калькулятор: сколько времени ваша сеть тратит на исходящие ВСД
ВСД в день
в день на оформление
в месяц
ставки сотрудника (165 ч в месяц)
Расчет без сверки с накладной, гашения входящих и исправления ошибок. С DocsInBox ВСД по накладной уходят сами, сотрудник проверяет статусы и разбирает исключения.
Бесплатный аудит документооборота вашего заведения
Заполните форму, эксперты DocsInBox помогут найти и исправить ошибки
Как оформить исходящий ВСД вручную в «Меркурии»
Вручную транспортный ВСД оформляют в веб-интерфейсе «Меркурий.ХС» на площадке-отправителе. Порядок одинаковый для склада и ресторана.
Ошибки здесь типовые: партия с истекающим сроком осталась на складе, а уехала свежая; охлажденную продукцию оформили как замороженную; вес перевели из упаковок неправильно. Каждая такая ошибка вскрывается при гашении на точке или при сверке остатков.
Где найти вход и как устроен интерфейс, описано в статье Меркурий.ХС - вход в личный кабинет и работа с системой.
- Войти в «Меркурий.ХС» под пользователем с правом оформления ВСД и выбрать площадку-отправителя (склад или ресторан).
- В журнале продукции найти партию нужного товара на остатке. Если партий несколько, выбрать ту, у которой ближе срок годности.
- Указать количество в единицах «Меркурия». Если в накладной 20 упаковок масла по 180 г, в ВСД уходит 3,6 кг.
- Выбрать получателя: хозяйствующий субъект и площадку точки.
- Заполнить транспорт: вид, номер машины, способ хранения при перевозке (охлажденное, замороженное).
- Оформить ВСД и дождаться, что «Меркурий» подтвердил оформление.
Ошибки здесь типовые: партия с истекающим сроком осталась на складе, а уехала свежая; охлажденную продукцию оформили как замороженную; вес перевели из упаковок неправильно. Каждая такая ошибка вскрывается при гашении на точке или при сверке остатков.
Где найти вход и как устроен интерфейс, описано в статье Меркурий.ХС - вход в личный кабинет и работа с системой.
Как DocsInBox оформляет ВСД по накладной
DocsInBox берет данные из накладной на отгрузку в вашей учетной системе и сам создает и отправляет транспортные ВСД. Сотрудник делает накладную как обычно, ВСД на всю машину уходят без единого клика.
Маршрут отгрузки выглядит так:
Что сервис решает за сотрудника:
Попробуйте сами: выберите товар, поменяйте количество и нажмите на статусы ВСД в блоке ниже.
Маршрут отгрузки выглядит так:
- Товар поступает на склад, DocsInBox автоматически гасит входящий ВСД.
- Кладовщик создает расходную накладную или перемещение в iiko, StoreHouse или 1С.
- DocsInBox пересчитывает вес, подбирает партии и отправляет ВСД в «Меркурий».
- Точка принимает товар, DocsInBox гасит входящий ВСД на точке приема.
Что сервис решает за сотрудника:
- Партии по сроку годности. Первыми уходят партии с ближайшим сроком, просроченное не уйдет.
- Перевозка. Способ хранения берется из сопоставления, номер машины подставляется по способу хранения. Заморозка едет как заморозка.
- Выходные. ВСД уходит, как только накладная попала в DocsInBox, в том числе в воскресенье.
- Склад и точки в одном окне. Отправили со склада, точка видит входящий ВСД и гасит его. Франчайзи на других юрлицах работают без отдельных списков.
Попробуйте сами: выберите товар, поменяйте количество и нажмите на статусы ВСД в блоке ниже.
Из накладной в ВСД без ручного ввода
Выберите товар и поменяйте количество. DocsInBox пересчитает упаковки в массу, по которой оформляется ВСД
Расходная накладнаяОтгрузка со склада
СкладТочка приема
Масло, упаковка 180 г
Масса для оформления
1
Вы создаете накладную
Указываете получателя, товар, количество и перевозку. В своей учетной системе, как обычно
2
DocsInBox оформляет ВСД
Пересчитывает вес и подбирает подходящие партии: первыми уходят партии с ближайшим сроком годности
Документы создаются и отправляются в «Меркурий» автоматически
Статус каждого ВСД на виду
Нажмите на статус
Что происходит
«Меркурий» подтвердил оформление. Получатель видит входящий ВСД.
Настройка: сопоставление номенклатуры
Перед запуском склад один раз связывает продукцию «Меркурия» со своей номенклатурой в учетной системе. После этого DocsInBox знает, какую партию списать под каждую строку накладной.
В сопоставлении задаются три вещи:
Новую продукцию не нужно искать по всему списку. Фильтр «Только без сопоставлений» сразу показывает позиции, которые еще не связаны.
В сопоставлении задаются три вещи:
- соответствие позиции «Меркурия» позиции в iiko или StoreHouse;
- коэффициент: сколько килограммов или литров в одной учетной единице, например 0,18 кг в упаковке масла;
- способ хранения при перевозке и номер машины для него.
Новую продукцию не нужно искать по всему списку. Фильтр «Только без сопоставлений» сразу показывает позиции, которые еще не связаны.
Прототип экрана ниже работает на условных данных склада сети. Включите «Только без сопоставлений», начните вводить название в колонке «Номенклатура ресторана» и добавьте машину для способа хранения. Ваши изменения видны только вам.
Настройка один раз: сопоставьте номенклатуру
Склад связывает продукцию «Меркурия» со своей номенклатурой. Дальше DocsInBox оформляет ВСД по накладным сам
- 1Включите «Только без сопоставлений»
- 2Начните вводить название в колонке «Номенклатура ресторана»
- 3Добавьте машину и способ хранения
Загружаем прототип
Данные условные, ваши изменения видны только вам. Удобнее смотреть с компьютера
Записаться на демоПроизводство, расхождения и подключение склада
Производственный ВСД DocsInBox не оформляет. Он отражает изготовление продукции: из какого сырья и что произведено. Этот этап фабрика-кухня ведет в «Меркурии» сама, в течение 48 часов после окончания производства.
Чтобы заготовки с фабрики-кухни ушли в транспортный ВСД автоматически, выработку оформляют в «Меркурии» до выгрузки накладной. Тогда продукция уже стоит на остатках, и DocsInBox подберет ее партию.
Подключение склада проходит в 4 шага:
Стоимость и условия подключения согласуем после разбора вашего процесса отгрузок.
Чтобы заготовки с фабрики-кухни ушли в транспортный ВСД автоматически, выработку оформляют в «Меркурии» до выгрузки накладной. Тогда продукция уже стоит на остатках, и DocsInBox подберет ее партию.
Подключение склада проходит в 4 шага:
- Проверяем остатки «Меркурия» на складе и данные точек-получателей.
- Подключаем учетную систему: iiko, StoreHouse, 1С по API или накладные по почте. Накладную делают датой отгрузки или заранее, до выезда машины.
- Настраиваем собственное производство, если оно есть. Маркировка в «Честном знаке» остается отдельным процессом.
- Разбираем исключения: недостачу, замену товара, изменение накладной.
Стоимость и условия подключения согласуем после разбора вашего процесса отгрузок.
Частые вопросы
Да. Ветеринарные правила требуют транспортный ВСД при любом перемещении подконтрольного товара, с продажей или без нее. Исключения для перевозки между своими площадками в приказе № 862 нет.
Отправитель. Если шеф одной точки отдает продукты другой, ВСД оформляет точка-отправитель, а точка-получатель гасит его в течение 24 часов после доставки.
Нет. Транспортный ВСД оформляют до начала перевозки. Если машина уже в пути без документа, товар перевозится с нарушением: штраф для юрлица по ч. 2 ст. 10.8 КоАП от 300 000 до 500 000 ₽.
Да, ВСД оформляется на партию конкретного товара. Отгрузка из 10 позиций дает 10 документов, поэтому вручную она занимает около 50 минут.
Нет. Выработку фабрика-кухня оформляет в «Меркурии» сама, до выгрузки накладной. После этого DocsInBox оформит транспортные ВСД на отгрузку автоматически.
С iiko, StoreHouse и 1С по API. Если API нет, накладные можно передавать по почте.
