Внутреннее перемещение между точками сети: документы и учёт

Способ оформления зависит от того, на кого записаны обе точки. Если оба заведения принадлежат одному юрлицу, хватит накладной на внутреннее перемещение и отметок в государственных системах. Если точки записаны на разные юрлица, это уже передача другому участнику оборота: нужны УПД и подтверждение получателя в «Меркурии», ЕГАИС и «Честном знаке».

Ниже разобрано, какой документ нужен в каждом случае, как перемещать алкоголь, мясо и молочную продукцию, маркированные товары и где у сетей общепита чаще всего расходятся остатки.

Типичная картина: центральная кухня отправляет полуфабрикаты в кафе сети, а бар одного заведения передаёт ящик пива соседнему. Для водителя это одна поездка. Для учёта это несколько операций, у каждой свои документ, срок и ответственность.

Всё решает юрлицо, на которое записаны склады. Пока товар остаётся у одного юрлица, это перемещение. Когда меняется юрлицо или ИНН, это передача, и оформляют её как отгрузку контрагенту.

Внутри перемещения есть ещё одно деление: товар уходит на кухню или в бар того же заведения либо уезжает на другой адрес. В первом случае государственные системы обычно не нужны. Во втором нужны ТТН в ЕГАИС, транспортный ВСД и отметка в «Честном знаке».

За каждым сценарием стоят конкретные люди. Склад отпускает кладовщик или шеф-повар, принимает старший бармен или заведующий производством, а сверку документов обычно держит управляющий или бухгалтер сети. Если роли не закреплены, расхождение находят только на инвентаризации.

Вывод: сначала определите, одно ли юрлицо у отправителя и получателя, и только потом выбирайте документы.

Для перемещения между подразделениями одного юрлица годится накладная ТОРГ-13. Формально это «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары», код по ОКУД 0330213, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Применять именно её не обязаны. С 1 января 2013 года унифицированные формы из альбомов необязательны, и организация может утвердить собственный бланк. В нём должны быть реквизиты первичного документа из статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Для перемещения материалов, например упаковки и расходников для кухни, применяют требование-накладную М-11.

Накладную составляет материально ответственное лицо подразделения, которое передаёт товар. Подписывают её материально ответственные лица обеих сторон. Один экземпляр остаётся у отправителя и служит основанием для списания, второй получает принимающая сторона для оприходования. Подписанную накладную сдают в бухгалтерию.

В общепите это выглядит так:

• центральная кухня отгружает заготовки, и накладную подписывают заведующий производством и шеф-повар кафе;
• склад сети передаёт заведению бытовую химию и упаковку, документ подписывают кладовщик и управляющий;
• бар передаёт соседней точке закрытые бутылки, подписи ставят старшие бармены.

В накладной нужны наименование и количество каждой позиции, единица измерения, цена или себестоимость и дата. Дата должна совпадать с днём, когда товар реально уехал. Задним числом документ не оформляют: из-за этого в учётной системе и в государственных системах возникают разные остатки.

Вывод: свой бланк допустим, если в нём есть все обязательные реквизиты и две подписи, а основной экземпляр попадает в бухгалтерию.

Если точки записаны на разные юрлица, например ООО и ИП, перемещением это не считается. Вы передаёте товар другому участнику оборота, и документ оформляют как отгрузку: чаще всего УПД через систему электронного документооборота. Как устроен ЭДО, описано в статье Как подключить ЭДО (электронный документооборот): что это такое и как работает.

Для общепита здесь важны три вещи.

• Получатель должен принять документ в ЭДО. Пока он этого не сделал, в ЕГАИС, «Меркурии» и ГИС МТ товар числится у отправителя.
• Цену передачи и налоговые последствия согласуйте с бухгалтером сети заранее, потому что передача между юрлицами влияет на налоги.
• Маркированные товары передают вместе с кодами. Как принять и исправить УПД с кодами, разобрано в статье УПД с кодами маркировки: как принять и исправить ошибки.

Легко ошибиться, когда у заведений одна вывеска: передачу между юрлицами тогда оформляют как внутреннее перемещение. Для государственных систем вывеска значения не имеет, там смотрят на ИНН и адрес.

Вывод: у разных юрлиц одна вывеска не делает передачу внутренней, нужны УПД и подтверждение получателя.

Алкоголь можно перемещать только между точками, которые указаны в вашей лицензии. Так разъяснило Росалкогольрегулирование в письме от 31.01.2017 № 2148/03-04. Письмо информационное, нормативным актом оно не считается. Перемещение возможно и внутри региона, и между регионами.

Каждое перемещение нужно отразить в ЕГАИС. Для этого в учётной системе создают документ «Внутреннее перемещение», проверяют отправителя и получателя, добавляют позиции сканированием акцизных марок и отправляют ТТН в ЕГАИС. На справке к ТТН для внутреннего перемещения заполняют только раздел «Б».

Три правила, которые нужно соблюдать:

• дата перемещения в документе должна совпадать с днём, когда бутылки физически уехали, иначе возможен штраф;
• в получающем заведении нужно дождаться статуса «Утверждено в ЕГАИС», после этого появится новая справка;
• для маркированного пива дополнительно отправляют УПД в ГИС МТ и ждут статуса «Подтверждение покупателем».

Отдельное ограничение касается вскрытых бутылок. Остаток из открытой бутылки между точками в ЕГАИС перенести нельзя из-за технических ограничений ФСРАР. Поэтому бар, который работает на нескольких адресах, сначала дорабатывает открытую бутылку у себя, а на другую точку отправляет только закрытые.

Как найти, проверить и подтвердить ТТН, описано в статье ТТН в ЕГАИС: найти, проверить, подтвердить и отменить.

Вывод: для алкоголя перемещение возможно только в точку из лицензии, с ТТН и подтверждением получателя.

Мясо, рыба, молочная продукция, яйца и мёд при перевозке между точками сети идут с транспортным ВСД. Он оформляется на каждое перемещение, а перевозка без него при проверке может закончиться штрафом.

Для перемещения между подразделениями отправитель создаёт документ, проверяет ИНН, КПП и идентификаторы «Меркурия» (для головной организации это код хозяйствующего субъекта и площадки, для филиала достаточно площадки), выбирает в получателях площадку второго заведения и оформляет ВСД на каждое наименование. Идентификатор площадки получателя должен быть указан в его карточке. Что такое идентификаторы и где их взять, объяснено в статье GUID во ФГИС «Меркурий»: что это и где его взять.

Принимающее заведение гасит ВСД. По новым ветеринарным правилам, которые вступили в силу 1 сентября 2023 года (приказ Минсельхоза от 13.12.2022 № 862), гасить нужно в течение 24 часов после перехода права собственности и приёмки товара. Если товар принят в пределах ±5% от заявленного количества и брака нет, документ принимают. Если приёмку отклонили, ВСД аннулируют и либо просят выпустить новый, либо оформляют возвратный. Частичную приёмку нужно согласовать с отправителем до гашения и указать фактический объём.

Для сетей с центральной кухней есть отдельное правило. Когда заведение делает из сырья полуфабрикаты и отправляет их в другие подразделения, на каждую партию оформляют ВСД. Если полуфабрикат остаётся и используется в том же заведении, сопроводительный документ не нужен.

Бывает и такая ситуация: два хозяйствующих субъекта работают на одной площадке. Товар физически не двигается, поэтому оформляют «Смену владельца без перемещения», это тоже транспортная операция.

Как погасить входящий ВСД, подробно описано в статье Инструкция по погашению входящих ВСД в Меркурии, а как оформить возврат в статье Как сделать возвратный ВСД во ФГИС «Меркурий».

Вывод: в «Меркурии» перемещение между точками закрывается двумя действиями, оформлением транспортного ВСД у отправителя и гашением у получателя.

В «Честном знаке» различают два документа. «Внутреннее перемещение» оформляют между своими складами и подразделениями одной организации. «Перемещение на сторону» нужно, когда товар получает другая организация, например комиссионер или другое юрлицо сети.

При внутреннем перемещении сведения уходят в ГИС МТ после того, как товар фактически поступил на склад получателя и сотрудник подтвердил это. Дата документа должна совпадать с датой реального перемещения. При перемещении на сторону документ отправляют контрагенту, и коды уходят в систему, когда он его утвердит.

Передавать сведения нужно не по всем товарам: требование зависит от товарной группы.

Для разных групп есть свои нюансы. Для пива, например, адреса точек должны быть зарегистрированы в ГИС МТ как места осуществления деятельности (МОД). Перед физическим перемещением нужно получить разрешение, после перевозки оформить перемещение в ГИС МТ и дождаться статуса «Перемещение оформлено». Как добавить адрес точки, описано в статье МОД в «Честном знаке»: что это и как добавить адрес точки.

Что делать с остатками, которые нужно перенести в учёт нового адреса, объяснено в статье Маркировка остатков в «Честном знаке»: что делать общепиту.

Вывод: если точка не зарегистрирована как МОД, перемещение в неё не оформить, поэтому адрес нужно добавить до отгрузки.

Правильное перемещение начинается и заканчивается в учётной системе. Пока документ не проведён, товар числится на складе отправителя, хотя физически уже стоит на полке у получателя.

На что смотреть управляющему и бухгалтеру сети:

• дата проведения в учётной системе совпадает с датой в ЕГАИС, «Меркурии» и ГИС МТ;
• у обоих складов один и тот же набор позиций и единиц измерения: килограммы в одной точке и порции в другой дают расхождение;
• себестоимость переезжает вместе с товаром, а не пересчитывается заново в заведении-получателе;
• товар в пути не исчезает из учёта: его видно по отдельному статусу или документу до момента приёмки.

Инвентаризацию удобно планировать на день, когда перемещений нет. Тогда расхождение не объяснишь тем, что накладная ещё едет. Как это организовать, описано в статье Складской учет в общепите - ресторане и кафе, а какие ошибки встречаются чаще всего, разобрано в статье Товарно-складской учёт в ресторане: 5 ошибок и чек-лист.

Если заведения сети работают в iiko, DocsInBox помогает оформлять документы для ЕГАИС, «Меркурия» и «Честного знака» из одного места, а не открывать каждую систему отдельно.

Вывод: учёт сходится, когда проведён один и тот же документ с одной и той же датой во всех системах.

Чаще всего остатки не сходятся из-за семи вещей.

• Документ оформили не в день отгрузки. Даты в учёте и в государственных системах расходятся.
• Алкоголь отправили в точку, которой нет в лицензии.
• Продукцию животного происхождения повезли без транспортного ВСД.
• Получающая площадка не погасила ВСД в срок.
• Передали вскрытую бутылку, а в ЕГАИС перенос остатка невозможен.
• Забыли подтвердить получение в ГИС МТ, и коды остались у отправителя.
• Передачу между юрлицами оформили как внутреннее перемещение.

Перед отправкой проверьте по списку:

1. Определите, одно ли юрлицо у отправителя и получателя.
2. Проверьте, что адрес получателя есть в лицензии (для алкоголя) и зарегистрирован как МОД (для маркированных товаров).
3. Оформите накладную или УПД с сегодняшней датой.
4. Создайте ТТН в ЕГАИС по алкоголю и транспортный ВСД по продукции животного происхождения.
5. Отправьте сведения в ГИС МТ по маркированным товарам.
6. Попросите получателя подтвердить приёмку и погасить ВСД в день доставки.
7. Сверьте остатки в учётной системе у обеих точек.

Вывод: если пройти эти семь шагов в день отгрузки, расхождений на инвентаризации становится меньше.