ТТН в ЕГАИС: как найти, проверить, подтвердить и отменить накладную

«ТТН ЕГАИС» по Wordstat ищут 3 250 раз в месяц, ещё сотни запросов про проверку, номер, отмену и расхождения. Собрали в одной статье всё, что нужно бару, ресторану, кафе или гостинице, чтобы алкоголь не завис на балансе поставщика: от поиска накладной до возврата бутылок.

Это электронная товарно-транспортная накладная, которую поставщик отправляет в ЕГАИС на каждую поставку алкоголя. Пока ресторан её не подтвердил, алкоголь в системе числится за поставщиком.

ТТН в ЕГАИС отличается от бумажной ТТН по форме 1-Т. В электронную накладную попадает только алкоголь, а в бумажной могут быть и другие товары из той же машины. Поставщик обязан отправить ТТН в ЕГАИС не позднее выезда машины с грузом, это требование пункта 6.2 приказа № 397.

После подтверждения алкоголь встаёт на остатки заведения в одном из регистров ЕГАИС:

• регистр 1: склад, где партии учитываются по накладным;
• регистр 2: торговый зал для немаркированного алкоголя, например пива;
• регистр 3: акцизные марки крепкого алкоголя.

Для бара это значит, что ящик виски после подтверждения ТТН появляется на складе и по маркам, а кега пива уходит на учёт без марок. Справку А на продукцию формирует производитель, а справка Б формируется при каждой отгрузке.

Проще всего искать накладную в учётной системе: в поиске по документам или в фильтре входящих накладных по номеру ТТН. Если её там нет, проверьте УТМ.

1. Откройте учётную систему и найдите накладную по номеру ТТН или по поставщику и дате.
2. Если накладной нет, откройте УТМ в браузере (обычно по адресу localhost:8080) и посмотрите входящие документы.
3. Если и там пусто, проверьте накладную на check1.fsrar.ru по её идентификатору.
4. При статусе «Ожидает загрузки в УТМ» запросите ТТН повторно: в УТМ выберите «Повторная отправка ТТН и Акта» и введите 10 цифр регистрационного номера.
5. Подождите: по данным Saby, одна накладная по повторному запросу приходит за 10–15 минут.
6. Если на check1.fsrar.ru накладной нет, значит, она не зарегистрирована в ЕГАИС. Свяжитесь с поставщиком.

Кроме запроса одной накладной, можно запросить список всех необработанных накладных. Это помогает после выходных или сбоя связи, когда неясно, что именно не дошло. Пошагово поиск в учётной системе описан на странице Как найти накладную в ЕГАИС по номеру ТТН?, а где взять сам номер, объясняет страница Как узнать номер ТТН в ЕГАИС по номеру накладной?

Проверка идёт в двух местах: в системе и на складе. В системе убеждаются, что накладная зарегистрирована и дошла, на складе сверяют её с тем, что привезли.

Для проверки на check1.fsrar.ru откройте «Поиск по Идентификатору накладной» и введите ID ТТН и ФСРАР ID отправителя или получателя. Сервис покажет статус и связанные акты:

• «Отправлено в УТМ»: накладная ушла получателю и должна быть во входящих;
• «Ожидает загрузки в УТМ»: накладная зарегистрирована, но в УТМ заведения не попала, нужен повторный запрос;
• «Импортировано»: сведения можно получить только по письменному запросу в ФСРАР.

На складе бармен или кладовщик сверяет наименования, объём и количество с накладной. По крепкому алкоголю стоит отсканировать акцизные марки, поштучно или коробками, если поставщик указал коробки в ТТН. Закон этого не требует, но так ресторан не примет чужие марки, которые потом заблокируют. Пиво, сидр, пуаре и медовуху сверяют только по количеству и литражу.

Что делать, если при сканировании нашлась чужая марка, разобрано в статье Как работать с помарочным учетом в ЕГАИС.

Ответ на ТТН нужно отправить не позднее следующего рабочего дня после дня приёмки. Этот срок действует с 1 сентября 2021 года, когда поправки приказа № 185 изменили приказ № 397.

У ответа три варианта:

• полное подтверждение, если всё совпало с накладной;
• акт расхождений, если привезли меньше или с браком;
• полный отказ, если поставку не принимают.

После подтверждения алкоголь становится остатком заведения. После отказа на баланс ничего не встаёт, и партия остаётся за поставщиком.

Все сроки, которые касаются одной поставки, удобно держать перед глазами:

Сроки менялись несколько раз, и в интернете до сих пор встречаются старые цифры. До 2021 года было 3 рабочих дня в городе и 7 в сельской местности, с 1 января 2021 года срок сократили до дня приёмки, а с 1 сентября 2021 года установили следующий рабочий день. Исключение оставили только для сёл без устойчивого интернета: там можно уложиться в 3 рабочих дня.

Для ресторана с поставками в пятницу это означает подтверждение в понедельник, а с поставками в субботу тоже в понедельник, если суббота не рабочий день. Подробно о подтверждении в УТМ читайте на странице Как подтвердить накладную в УТМ ЕГАИС?

Если товар не совпал с накладной, ресторан отправляет поставщику акт расхождений. Поставщик либо принимает его, либо отклоняет.

Как это работает на практике:

1. Кладовщик фиксирует фактическое количество и бой или брак.
2. Заведение отправляет акт расхождений с фактическими цифрами.
3. Поставщик принимает акт, и на остатки ресторана встаёт фактическое количество.
4. Если поставщик отклоняет акт, накладная получает статус «Удалена», и стороны договариваются заново.

Лишнюю партию, которой нет в накладной, через акт расхождений принять нельзя. Её оформляют отдельной накладной или возвращают. Если вся поставка не подходит, например привезли чужой заказ, проще отправить полный отказ.

Подтверждённую ТТН отменяют запросом на распроведение. Акт отмены сначала уходит поставщику на утверждение, затем ЕГАИС проверяет, хватает ли остатков по партиям.

Нормативного срока для отмены в приказе № 397 мы не нашли. Ограничения задают сервисы: например, в Saby ТТН можно отменить в течение 30 дней, а исправить расхождения или отменить утверждение только один раз. Если срок прошёл, вопрос решают через межрегиональное управление Росалкогольтабакконтроля.

Возврат алкоголя поставщику оформляется не отменой, а отдельной операцией:

• если алкоголь числится в торговом зале, сначала переносят его с регистра 2 на склад;
• затем ресторан оформляет свою исходящую ТТН на поставщика;
• поставщик подтверждает её, и остатки уходят с баланса заведения.

Отмена подходит, когда накладную подтвердили по ошибке, а товар фактически не принимали. Возврат нужен, когда товар уже лежит у ресторана. Подробнее о возвратах читайте в статье Подлежит ли возврату алкогольная продукция и как это сделать по закону.

Большинство проблем решается без поставщика: накладная зарегистрирована, но не дошла до УТМ заведения.

• ТТН нет во входящих: проверьте её на check1.fsrar.ru. При статусе «Ожидает загрузки в УТМ» сделайте повторный запрос.
• После повторного запроса накладная не пришла за 20 минут: проверьте связь учётной системы с УТМ.
• В ответ на запрос пришла квитанция «повторите позже»: обратитесь в дежурную службу ЕГАИС.
• Акт отмены отклонён: посмотрите причину в ответе, исправьте и отправьте снова.
• Нашлась чужая марка: марку блокируют, на разбирательство даётся 30 дней.

Если УТМ вообще не отвечает, не запускается или ругается на ключ, причины разобраны в статье Возможные ошибки при работе с ЕГАИС и как их решить самостоятельно.

В общепите ТТН открывает цепочку операций с алкоголем. За приёмкой следует списание, и сроки у него тоже короткие.

Что важно учитывать заведению:

• крепкий алкоголь: после подтверждения ТТН вскрытую тару списывают не позднее конца дня вскрытия, это порядок по приказу № 397 для общепита с 1 марта 2024 года;
• пиво, сидр, пуаре и медовуха: ТТН подтверждают в тот же срок, следующий рабочий день, а кеги дополнительно учитывают в «Честном знаке»;
• гостиница или сеть с несколькими барами: накладная приходит на конкретную точку по её ФСРАР ID, а перемещение между точками оформляют накладной, номер которой берут в точке-отправителе;
• смены и выходные: кто-то должен подтверждать ТТН в следующий рабочий день, даже если бар-менеджер в отпуске.

Самый частый сбой в ресторане связан с отложенным подтверждением: бармен уже продаёт бутылки, а в ЕГАИС они ещё за поставщиком. Такое расхождение всплывает при списании и на проверке. Типичные нарушения собраны в статье Топ-5 нарушений при работе с ЕГАИС в ресторане.

Отдельного штрафа за неподтверждённую ТТН нет, нарушения учёта в ЕГАИС наказывают по общей статье 14.19 КоАП.

• Статья 14.19 КоАП, нарушение порядка учёта в ЕГАИС, в том числе нефиксация сведений: должностным лицам 10 000–15 000 рублей, юрлицам 150 000–200 000 рублей.
• Часть 2 статьи 14.16 КоАП, перевозка алкоголя без ТТН: должностным лицам 10 000–15 000 рублей, юрлицам 200 000–300 000 рублей с конфискацией. Эта статья касается поставщика, но без ТТН ресторан не сможет поставить такой алкоголь на остатки.

Все штрафы, связанные с ЕГАИС, собраны в статье Штрафы за нарушение правил работы с ЕГАИС.