Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на консультацию
Нужна помощь
с автоматизацией ресторана?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Остатки в ЕГАИС: как запросить, сверить регистры и списать
Остатки в ЕГАИС показывают, сколько алкоголя числится за вашим заведением у государства. Чтобы их увидеть, отправьте запрос остатков через УТМ из учётной программы: ЕГАИС пришлёт список продукции с алкокодами, справками Б и количеством по каждому регистру.
Дальше остатки сверяют с бутылками в баре и на складе. Излишки ставят на баланс, недостачи, бой и проданное пиво списывают актами не позднее следующего рабочего дня. Ниже разбираем каждый шаг на примере ресторана.
Дальше остатки сверяют с бутылками в баре и на складе. Излишки ставят на баланс, недостачи, бой и проданное пиво списывают актами не позднее следующего рабочего дня. Ниже разбираем каждый шаг на примере ресторана.
Расхождения в ЕГАИС почти всегда копятся незаметно: бармен вскрыл кегу и не отразил это в системе, управляющий принял накладную на день позже, кухня взяла коньяк для соуса без акта. Через квартал алкодекларация не сходится, а остатки в ЕГАИС уходят в минус или висят мёртвым грузом.
Статья поможет навести порядок до проверки и распределить, кто в ресторане за что отвечает: бармен сообщает о вскрытии, управляющий подтверждает накладные, бухгалтер сверяет остатки перед декларацией.
Статья поможет навести порядок до проверки и распределить, кто в ресторане за что отвечает: бармен сообщает о вскрытии, управляющий подтверждает накладные, бухгалтер сверяет остатки перед декларацией.
Что такое остатки в ЕГАИС
Остатки в ЕГАИС — это алкоголь, который по данным системы находится в заведении прямо сейчас. Они складываются из подтверждённых накладных минус всё, что ресторан продал, списал или вернул поставщику.
Система не видит ваш бар. Она знает только о документах, которые отправил УТМ:
Если какое-то событие в баре не превратилось в документ, остаток в ЕГАИС перестаёт совпадать с полкой.
Система не видит ваш бар. Она знает только о документах, которые отправил УТМ:
- подтверждённые ТТН от поставщиков;
- кассовые чеки на крепкий алкоголь в розлив и бутылками;
- акты списания на пиво, порции для коктейлей, бой и порчу;
- акты постановки на баланс по итогам инвентаризации;
- возвратные накладные.
Если какое-то событие в баре не превратилось в документ, остаток в ЕГАИС перестаёт совпадать с полкой.
Справка Б приходит вместе с каждой ТТН и привязывает партию алкоголя к конкретной поставке. По справкам Б ЕГАИС ведёт учёт на складе, поэтому в ответе на запрос остатков одна и та же водка может стоять несколькими строками.
По закону остатки в ЕГАИС нужно держать в актуальном состоянии. Отдельного графика инвентаризации закон не задаёт, поэтому следить за расхождениями заведение должно само, не дожидаясь проверки.
Регистры ЕГАИС: что лежит в регистре 1, 2 и 3
Регистр ЕГАИС — это раздел учёта, где система хранит остатки определённого типа. Ресторану нужно понимать три регистра, потому что запрос и списание идут по каждому отдельно.
Регистр
Что хранит
Что важно общепиту
Регистр 1, склад
Весь алкоголь после подтверждения ТТН. Учёт по партиям и справкам Б
Сюда попадает всё, что принял управляющий или кладовщик. С этого регистра списывают крепкий алкоголь и, как правило, пиво
Регистр 2, торговый зал
Только немаркированный алкоголь: пиво и пивные напитки. Учёт количественный, без партий
Используется, если заведение переводит пиво в торговый зал актом перемещения. Тогда списывать его нужно уже отсюда
Регистр 3, марки
Серийные номера акцизных марок крепкого алкоголя. Количество здесь не хранится
При списании бутылки с регистра 1 её марка уходит из регистра 3 автоматически
Чаще всего рестораны путают регистры 1 и 2. Пиво перевели в торговый зал, а акты списания отправляют с регистра 1. В итоге на складе минус, а в торговом зале висит пиво, которое давно выпили гости.
С крепким алкоголем путаницы меньше. Он маркирован акцизными марками, поэтому весь учёт идёт по регистру 1, а перевести его в торговый зал система не даёт. Если в баре только крепкое и вино, регистр 2 вам, скорее всего, не нужен вовсе.
С крепким алкоголем путаницы меньше. Он маркирован акцизными марками, поэтому весь учёт идёт по регистру 1, а перевести его в торговый зал система не даёт. Если в баре только крепкое и вино, регистр 2 вам, скорее всего, не нужен вовсе.
Как запросить остатки в ЕГАИС
Запрос остатков отправляют из учётной программы, подключённой к УТМ: iiko, DocsInBox, 1С или кассового софта. Как установить и настроить сам модуль, мы разбирали в статье УТМ ЕГАИС: установка, настройка, инвентаризация.
Порядок действий:
В ответе важнее всего две колонки: алкокод и количество. Названия у поставщиков пишутся по-разному, а алкокод однозначно определяет продукт, поэтому сверку ведут именно по нему. Справки Б пригодятся позже, при списании: акт должен ссылаться на партию, которая ещё числится на остатках.
ЕГАИС отдаёт остатки на момент запроса, а не за прошлую дату. Поэтому запрашивайте остатки в день инвентаризации, а не за неделю до неё.
Порядок действий:
- Проверьте, что УТМ запущен и на компьютере стоит КЭП руководителя. Без связи с ЕГАИС запрос не уйдёт.
- Откройте раздел ЕГАИС в учётной программе и нажмите «Запрос остатков». Отдельно запросите склад (регистр 1) и, если вы им пользуетесь, торговый зал (регистр 2).
- Дождитесь ответа. ЕГАИС отвечает не мгновенно, и повторный запрос до ответа ничего не ускорит.
- Откройте ответ. В нём будут наименование, алкокод, справки А и Б, количество и дата постановки на баланс.
- Сохраните выгрузку с датой. Она понадобится для сверки и как подтверждение при проверке.
В ответе важнее всего две колонки: алкокод и количество. Названия у поставщиков пишутся по-разному, а алкокод однозначно определяет продукт, поэтому сверку ведут именно по нему. Справки Б пригодятся позже, при списании: акт должен ссылаться на партию, которая ещё числится на остатках.
ЕГАИС отдаёт остатки на момент запроса, а не за прошлую дату. Поэтому запрашивайте остатки в день инвентаризации, а не за неделю до неё.
Как сверить остатки ЕГАИС с фактом
Сверка показывает, где система разошлась с баром. Удобнее всего проводить её вместе с ежемесячной инвентаризацией алкоголя.
Подробнее о том, откуда берутся расхождения при пересчёте, читайте в статье Причины недостач и излишков в ревизии.
Пример. В ЕГАИС на регистре 2 числится 14 кег светлого пива, а в баре стоит 11 полных кег. Значит, три вскрытые кеги не списаны, и на каждую нужно отправить акт с причиной «Реализация». Если при этом в iiko кег тоже 14, проблема в процессе: бармен меняет кегу и никому не сообщает.
Причины расхождений в общепите повторяются:
- Закройте все документы за день: подтвердите ТТН, отправьте акты за вчерашние вскрытия пива и порции в коктейлях.
- Запросите свежие остатки по регистрам 1 и 2.
- Пересчитайте бутылки на складе, в баре и в мини-барах номеров, если вы работаете при гостинице. Крепкий алкоголь сканируйте по акцизным маркам, пиво считайте по позициям.
- Сравните факт с выгрузкой по каждому алкокоду. Выпишите излишки и недостачи отдельными списками.
- Найдите причину каждого расхождения до того, как оформлять акты: непринятая ТТН, неотправленный акт или пересорт исправляются по-разному.
Подробнее о том, откуда берутся расхождения при пересчёте, читайте в статье Причины недостач и излишков в ревизии.
Пример. В ЕГАИС на регистре 2 числится 14 кег светлого пива, а в баре стоит 11 полных кег. Значит, три вскрытые кеги не списаны, и на каждую нужно отправить акт с причиной «Реализация». Если при этом в iiko кег тоже 14, проблема в процессе: бармен меняет кегу и никому не сообщает.
Причины расхождений в общепите повторяются:
- накладную приняли в iiko, а в ЕГАИС не подтвердили;
- бармен вскрыл кегу, а акт списания пива не отправили;
- кухня взяла вино или коньяк в блюдо без акта;
- поставщик привёз один алкокод, а в ТТН указал другой;
- разбитую бутылку выбросили, не оформив списание.
Акт постановки на баланс фиксирует в ЕГАИС алкоголь, который есть в заведении, но отсутствует в системе. Для крепкого алкоголя в акт вносят акцизные марки найденных бутылок. Прежде чем ставить излишек на баланс, проверьте, не висит ли неподтверждённая ТТН на эту продукцию: подтвердить накладную проще и правильнее.
Излишек по одной позиции не закрывает недостачу по другой. Если водки одного производителя в баре больше, а другого меньше, это пересорт, и его оформляют отдельно.
Бесплатный аудит документооборота вашего заведения
Заполните форму, эксперты DocsInBox помогут найти и исправить ошибки
Как списать остатки в ЕГАИС
Способ списания зависит от того, что произошло с алкоголем. Продажу крепкого алкоголя фиксирует касса, всё остальное оформляют актами списания.
Ситуация
Документ в ЕГАИС
Срок
Продали крепкий алкоголь порцией или бутылкой
Кассовый чек через УТМ с объёмом в миллилитрах или бутылкой
В момент пробития чека
Использовали крепкий алкоголь в коктейле или блюде
Акт списания по каждой порции в миллилитрах, причина «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)»
Не позднее следующего рабочего дня
Вскрыли бутылку, банку или кегу пива, сидра, медовухи
Акт списания с причиной «Реализация»
Не позднее следующего рабочего дня
Бой, порча, недостача по инвентаризации
Акт списания с соответствующей причиной
Не позднее следующего рабочего дня после оформления первичных документов
Банкеты и выездные мероприятия не меняют порядок. Алкоголь, который выставили на столы по предоплате банкета, всё равно проходит через ЕГАИС: крепкое пробивают чеком или списывают актом по порциям, пиво списывают актом при вскрытии. Способ оплаты банкета на это не влияет.
Как списать остатки пива в ЕГАИС, спрашивают чаще всего. Для общепита продажей пива считается вскрытие тары, поэтому акт отправляют на каждую вскрытую кегу или бутылку, а не на налитые бокалы. Если пиво числится в торговом зале, акт делают с регистра 2, если на складе, то с регистра 1.
С крепким алкоголем действует порционный учёт: с 1 сентября 2023 года заведения отчитываются за каждую порцию, а с 1 июля 2024 года старый способ списания целой бутылкой при вскрытии больше не допускается. Основание: приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 в редакции приказа от 31.05.2023 № 156. Подробности в статье Порционный учет алкоголя в ЕГАИС с 01 июля 2024 года.
Как списать остатки пива в ЕГАИС, спрашивают чаще всего. Для общепита продажей пива считается вскрытие тары, поэтому акт отправляют на каждую вскрытую кегу или бутылку, а не на налитые бокалы. Если пиво числится в торговом зале, акт делают с регистра 2, если на складе, то с регистра 1.
С крепким алкоголем действует порционный учёт: с 1 сентября 2023 года заведения отчитываются за каждую порцию, а с 1 июля 2024 года старый способ списания целой бутылкой при вскрытии больше не допускается. Основание: приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 в редакции приказа от 31.05.2023 № 156. Подробности в статье Порционный учет алкоголя в ЕГАИС с 01 июля 2024 года.
Частые ошибки с остатками в ЕГАИС
Большинство проблем с остатками решаются за один день, если найти источник.
Остатки дважды списались. Обычно это повторная отправка акта из учётной программы после сбоя связи. Найдите дубль в журнале документов ЕГАИС и оформите акт постановки на баланс на излишне списанное количество, приложив объяснение в первичке.
Минус на регистре. Чаще всего списали пиво не с того регистра или забыли подтвердить ТТН. Сначала подтвердите накладные, затем сравните остатки на обоих регистрах. Как найти и подтвердить зависшую накладную, рассказали в статье ТТН в ЕГАИС: найти, проверить, подтвердить и отменить.
Остатки не обновляются. Проверьте, запущен ли УТМ, не истёк ли срок КЭП и нет ли в очереди неотправленных документов. Пока ЕГАИС не обработал предыдущие акты, ответ на запрос остатков их не учтёт.
Списали по старой справке Б. Если в программе выбрана партия, которой уже нет на остатках, ЕГАИС может отклонить акт. Запросите остатки заново и выберите актуальную справку.
Остатки дважды списались. Обычно это повторная отправка акта из учётной программы после сбоя связи. Найдите дубль в журнале документов ЕГАИС и оформите акт постановки на баланс на излишне списанное количество, приложив объяснение в первичке.
Минус на регистре. Чаще всего списали пиво не с того регистра или забыли подтвердить ТТН. Сначала подтвердите накладные, затем сравните остатки на обоих регистрах. Как найти и подтвердить зависшую накладную, рассказали в статье ТТН в ЕГАИС: найти, проверить, подтвердить и отменить.
Остатки не обновляются. Проверьте, запущен ли УТМ, не истёк ли срок КЭП и нет ли в очереди неотправленных документов. Пока ЕГАИС не обработал предыдущие акты, ответ на запрос остатков их не учтёт.
Списали по старой справке Б. Если в программе выбрана партия, которой уже нет на остатках, ЕГАИС может отклонить акт. Запросите остатки заново и выберите актуальную справку.
Важно: если ЕГАИС вернул отказ по акту, документ считается неотправленным. Срок «не позднее следующего рабочего дня» продолжает идти, поэтому отказы нужно разбирать в тот же день.
Чем грозят неактуальные остатки
Неактуальные остатки считаются нарушением порядка учёта и фиксации информации в ЕГАИС по статье 14.19 КоАП РФ.
Должностным лицом в ресторане обычно выступает тот, кто по приказу отвечает за работу с ЕГАИС: управляющий, бухгалтер или директор. Поэтому ответственного стоит назначить письменно и прописать, кто подтверждает ТТН, кто отправляет акты и кто делает сверку.
Есть и косвенный риск. Алкодекларация за квартал собирается из тех же приёмок и списаний, поэтому ошибки в остатках переходят и в неё.
- для должностного лица, например управляющего: штраф от 10 000 до 15 000 рублей;
- для юридического лица: штраф от 150 000 до 200 000 рублей.
Должностным лицом в ресторане обычно выступает тот, кто по приказу отвечает за работу с ЕГАИС: управляющий, бухгалтер или директор. Поэтому ответственного стоит назначить письменно и прописать, кто подтверждает ТТН, кто отправляет акты и кто делает сверку.
Есть и косвенный риск. Алкодекларация за квартал собирается из тех же приёмок и списаний, поэтому ошибки в остатках переходят и в неё.
Чек-лист: как держать остатки в ЕГАИС в порядке
Регулярные действия занимают у управляющего меньше времени, чем исправление квартальных расхождений.
- Каждый день подтверждайте ТТН, не позже следующего рабочего дня после приёмки.
- Каждый день отправляйте акты на вскрытые кеги и бутылки пива и на порции крепкого алкоголя в коктейлях и блюдах.
- Оформляйте бой и порчу сразу: актом в учётной программе и записью в первичных документах.
- Раз в неделю запрашивайте остатки и смотрите, нет ли минусов и отклонённых документов.
- Раз в месяц проводите инвентаризацию алкоголя и сверяйте её с ЕГАИС по обоим регистрам.
- Перед подачей алкодекларации сверяйте остатки на конец квартала.
DocsInBox.ЕГАИС ведёт контроль остатков на своей стороне и не даёт списать одну бутылку дважды. Акт инвентаризации формируется после сканирования бутылок со смартфона и сам уходит в ЕГАИС, а типовые ошибки в списаниях исправляются автоматически.
Частые вопросы
Новый запрос имеет смысл отправлять после того, как пришёл ответ на предыдущий. На практике ресторану достаточно запрашивать остатки раз в неделю и обязательно в день инвентаризации.
Чаще всего не запущен УТМ, истёк срок КЭП или в очереди висят неотправленные документы. Перезапустите УТМ, проверьте подпись и отправьте запрос повторно после того, как уйдут предыдущие документы.
Да. Вскрытие бутылки, банки или кеги пива, сидра или медовухи считается продажей, и не позднее следующего рабочего дня в ЕГАИС отправляют акт списания с причиной «Реализация».
Сначала проверьте, все ли акты на вскрытия, порции и бой отправлены. Если причина в утерянной или разбитой бутылке без документов, оформите акт списания с причиной «Недостача» по итогам инвентаризации.
Проверьте неподтверждённые ТТН: часто излишек появляется из-за непринятой накладной. Если накладной нет, оформите акт постановки на баланс с акцизными марками бутылок.
С регистра 1. Акцизные марки списанных бутылок автоматически уходят из регистра 3.
По статье 14.19 КоАП РФ: от 10 000 до 15 000 рублей для должностного лица и от 150 000 до 200 000 рублей для организации.
