Корректировочный УПД (УКД): поставщик изменил цену или количество

Корректировочный УПД, он же УКД, нужен, когда поставщик уже отгрузил товар, а цена или количество изменились: на склад пришло 18 кг сыра вместо 20 или поставщик пересчитал цену на масло уже после поставки. Поставщик выставляет УКД не позднее 5 календарных дней со дня составления документа, подтверждающего ваше согласие на изменение (п. 3 ст. 168 НК РФ). Вы подписываете его в ЭДО и вносите правку в учёт.

Ниже порядок для заведения общепита: как принять поставку с расхождением, что делает кладовщик, закупщик, управляющий и бухгалтер, как отразить НДС и что происходит в ЕГАИС, «Меркурии» и «Честном знаке». Налоговые нормы и письма даны с номерами и датами, цифры в примерах условные.

Статья про ситуацию покупателя. Если ошибся сам поставщик в исходном УПД (неверный ИНН, не та дата), это исправленный УПД, а не УКД. Про УПД с кодами маркировки мы писали отдельно: УПД с кодами маркировки: как принять и исправить ошибки.

УКД объединяет в одном документе корректировочный счёт-фактуру (КСФ) и первичный документ об изменении стоимости. Форму рекомендовало письмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. Применять УКД можно, но обязанности нет: поставщик вправе выставить КСФ и накладную отдельно.

Что значит статус документа:

• статус «1»: УКД служит и КСФ, и первичным документом, поставщик-плательщик НДС отражает его в налоговом учёте;
• статус «2»: УКД служит только первичным документом, а КСФ поставщик при необходимости выставляет отдельно.

Если ваш поставщик на УСН и НДС не выставляет, КСФ не нужен, остаётся первичный документ со статусом «2».

Формат файла для ЭДО задаёт приказ ФНС от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ (зарегистрирован в Минюсте 17.03.2026 № 85644). Формат 5.02 действует с 19.04.2026, формат 5.01 допускается до 31.03.2027 включительно, с 01.04.2027 остаётся только 5.02. Про смену формата самого УПД читайте в статье Новый формат УПД 1 апреля 2025 года.

УКД нужен, если стоимость уже отгруженного товара меняется по цене или по количеству и покупатель согласен или уведомлён. Типичные случаи для заведения:

• поставщик поднял цену после отгрузки: сливочное масло, 40 кг, было 640 ₽/кг, стало 672 ₽/кг, разница 1 280 ₽ без НДС;
• пришло меньше, чем в УПД: сыр 20 кг по 780 ₽/кг, фактически 18 кг, разница 1 560 ₽ без НДС;
• поставщик согласился с вашей претензией по качеству или количеству, а акт о расхождениях не подписывал: УКД оформляет это согласие.

УКД не подходит для ошибок первоначального комплекта документов: там нужен исправленный УПД. Возврат принятого на учёт товара идёт по особому порядку, его бухгалтер оформляет отдельно. Если же товар вы не оприходовали и вернули, поставщик выставляет КСФ на возвращённую часть (письмо Минфина от 01.04.2015 № 03-07-09/18053).

Определите тип изменения до звонка поставщику: это сразу задаёт документ и срок.

Принимайте по факту в день поставки и сразу фиксируйте разницу, а УКД оставляйте на потом. Порядок для ресторана из шести шагов:

1. Кладовщик взвешивает поставку и сравнивает с УПД: 18,0 кг против 20,0 кг. Фото весов и этикеток нужны в тот же час.
2. Он приходует товар на фактическое количество в учётной системе (например, в iiko), а не на количество из УПД.
3. Составляет акт о расхождении в свободной форме и подписывает его вместе с экспедитором или водителем. Если подписать акт не удалось, достаточно письма поставщику с фото.
4. Закупщик в тот же день пишет поставщику: номер и дата УПД, позиция, разница 2 кг, сумма 1 560 ₽ без НДС, просьба выставить УКД.
5. Управляющий решает, что делать с недопоставкой: ждать допоставки, заменить позицию или менять меню. Если в блюде расход 150 г сыра, 2 кг недостающего сыра хватает на 13 порций.
6. Бухгалтер до получения УКД не оплачивает разницу: к оплате 15 444 ₽ вместо 17 160 ₽ с НДС.

Подпись на исходном УПД не мешает получить УКД, но УПД на 20 кг, подписанный без акта, оспаривать сложнее. Поэтому в день приёмки сначала фиксируйте факт, потом подписывайте документ.

Акт и фото в день поставки превращают спор в арифметику.

Поставщик обязан выставить корректировочный документ не позднее 5 календарных дней со дня составления документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такими документами служат договор, соглашение или первичный документ (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Пример по календарю:

• 12 октября: кладовщик принял 18 кг, закупщик согласовал недопоставку в переписке;
• 13 октября: поставщик подтвердил, что отгрузил 18 кг;
• до 18 октября включительно: поставщик выставляет УКД, если отсчёт идёт с 13 октября.

Если согласие покупателя не требуется и поставщик меняет цену уведомлением, ориентиром служит дата получения уведомления покупателем. Срок лежит на поставщике, но дата УКД определяет ваш налоговый период, поэтому бухгалтеру нужно смотреть именно на неё. Закупщику стоит записывать дату согласования: считаются календарные дни, а не рабочие.

Если недостачу вы выявили до оприходования, вычет считается только по принятому количеству, и восстанавливать ничего не нужно. Так Минфин ответил в письме от 10.02.2012 № 03-07-09/05: НДС по недостающему количеству к вычету не принимается и не восстанавливается, а КСФ продавца и первичка на уменьшение в книге продаж покупателя не отражаются.

На условных цифрах: УПД на 20 кг сыра по 780 ₽ при ставке 10% даёт сумму 15 600 ₽, НДС 1 560 ₽, итого 17 160 ₽. Фактически принято 18 кг: 14 040 ₽, НДС 1 404 ₽, итого 15 444 ₽. Разница 1 716 ₽, из них НДС 156 ₽.

Управленческий учёт живёт отдельно от налогового. Рост цены на масло на 32 ₽/кг означает +0,96 ₽ на порцию в 30 г: пересчитайте техкарту, иначе фудкост в iiko разойдётся с реальным на 1 280 ₽ за поставку. Заведение на УСН вычет не заявляет, но сумму закупки по УКД всё равно корректирует.

Вывод: НДС по недостаче и НДС по росту цены идут разными путями, и бухгалтеру нужны обе даты, акта и УКД.

Поставщик подписывает УКД квалифицированной электронной подписью и отправляет вам через оператора ЭДО, вы подписываете или отказываете. Если вы отказались, корректировка не вступает в силу. Порядок для бухгалтера:

1. Откройте УКД и найдите ссылку на исходный УПД: номер и дата должны совпасть с поставкой.
2. Сверьте строки: количество «до», «после» и разница. В примере 20 кг, 18 кг, −2 кг, −1 560 ₽ без НДС.
3. Сверьте итоги с приходной накладной в учётной системе. Сумма разницы должна совпасть до рубля.
4. Совпало: подпишите. Подписывать может руководитель или сотрудник с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
5. Не совпало: откажите в подписании и напишите причину. Поставщик формирует новый УКД, а не правит старый.
6. Если УКД выставлен по ошибке, поставщик может отправить уведомление об аннулировании: когда вы его подпишете, УКД аннулируется.

Закупщику в ресторане с 20 поставщиками в месяц удобно вести список открытых расхождений: поставка, сумма, дата согласования, дата получения УКД. Если вы только выбираете оператора, посмотрите Как подключить ЭДО (электронный документооборот): что это такое и как работает и Зачем ЭДО ресторану и ресторанному бизнесу.

Для заведений на iiko у DocsInBox есть ЭДО и интеграция с iiko.

УКД решает налоговый и учётный вопрос, но не меняет данные в государственных системах: их приводят в соответствие отдельно и раньше. Правило простое: сначала приёмка в системе по факту, потом УКД.

• ЕГАИС, алкоголь: расхождение фиксируется в ЕГАИС при подтверждении ТТН с указанием фактического количества. Если бар принял 11 бутылок вместо 12, в ЕГАИС должны стоять 11, и УКД этого не исправит.
• «Меркурий», мясо, молочка, рыба: ВСД гасится на фактический объём, расхождение оформляется актом о несоответствии. Если принято 18 кг при ВСД на 20 кг, гасите 18 и ведите разницу 2 кг отдельно.
• «Честный знак»: по маркированным позициям коды и УПД с кодами обрабатываются отдельно, правки по ним описаны в статье УПД с кодами маркировки: как принять и исправить ошибки.

Для управляющего это значит одно: три контура, три срока, и УКД лишь последний из них.

Четыре роли, четыре действия, и каждое должно закрыться в свой срок.

• Кладовщик: взвешивает, делает фото, составляет акт, оприходует по факту. День поставки.
• Закупщик: пишет поставщику, фиксирует согласование, запрашивает УКД, отслеживает 5 календарных дней. С дня 0 по день 5.
• Управляющий: решает, принять недопоставку или требовать замену, согласует новую цену, подписывает акт.
• Бухгалтер: проверяет УКД, подписывает в ЭДО, определяет период вычета, закрывает разницу в сверке.

Раз в месяц сверяйте реестр расхождений со складом: Аудит склада в ресторане 2026: как провести, чек-лист и типовые расхождения. Условный пример: 12 УКД на 38 000 ₽ при закупках 2 400 000 ₽ в месяц дают 1,6% закупок. Если доля растёт, смотрите на поставщика, а не на документы.