Как открыть кафе в 2026 году: документы, лицензии и госсистемы

Чтобы открыть кафе в 2026 году, нужны ИП или ООО с ОКВЭД класса 56, налоговый режим, уведомление Роспотребнадзора через Госуслуги до первого гостя, зарегистрированная онлайн-касса, договор на вывоз отходов и допуск персонала по СанПиН 2.3/2.4.4282-26. Лицензия на алкоголь нужна для вина, шампанского и крепких напитков. Для пива, сидра, пуаре и медовухи она не нужна.

Госсистемы подключаются под ваше меню: ЕГАИС для алкоголя, «Честный знак» для маркируемых напитков, «Меркурий» для мяса, молока, рыбы и яиц. Ниже по шагам: что подать, в какой срок и чем грозит пропуск. Даты и суммы приведены на 29 октября 2026 года.

Порядок действий важнее самих бумаг: часть документов нельзя получить, пока нет другой. Например, для лицензии на алкоголь нужны сведения из единого реестра уведомлений Роспотребнадзора. Рабочая последовательность для кафе такая:

1. Решить по алкоголю. От этого зависит, ИП или ООО регистрировать и какое помещение брать.
2. Зарегистрировать ИП или ООО (3 рабочих дня) и получить УКЭП.
3. Выбрать налоговый режим.
4. Подать уведомление в Роспотребнадзор до начала работы.
5. Зарегистрировать онлайн-кассу.
6. Подать заявление на лицензию, если в меню крепкий алкоголь: рассмотрение занимает 15 рабочих дней.
7. Подключить ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий» до первой поставки.
8. Закрыть пожарную безопасность, вывоз отходов и медосмотры персонала.

Шаги 4 и 5 нельзя оставлять на день открытия: штрафы за пропуск описаны ниже в своих разделах.

Кафе без алкоголя спокойно работает на ИП. Если в меню будут вино, шампанское или крепкие напитки, регистрируйте ООО: лицензию на розничную продажу алкоголя при оказании услуг общепита ИП не получает, это право только у юридических лиц.

Регистрация занимает 3 рабочих дня с подачи документов в налоговую. При подаче в электронном виде госпошлина 0 ₽, на бумаге она составляет 800 ₽ для ИП и 4 000 ₽ для ООО. Заявление в налоговую подаёт владелец, а при ООО понадобится УКЭП руководителя.

Основной код для кафе: 56.10.1, деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания. Для бара добавляют 56.3, подачу напитков. Любой код класса 56 входит в перечень постановления Правительства № 725, значит, уведомление Роспотребнадзора для него обязательно.

Помещение выбирайте после решения по алкоголю. Для лицензии нужен стационарный объект в собственности или в аренде, а при крепком алкоголе договор аренды заключают минимум на 1 год. Что проверить в договоре, разобрано в статье Как взять в аренду нежилое помещение под общепит (ресторан, кафе, бар).

Для небольшого кафе обычно выбирают УСН: базовые ставки по Налоговому кодексу 6% с доходов или 15% с доходов за вычетом расходов, регион может снизить ставку. Патент доступен только ИП и только для залов до 150 кв. м.

С 2026 года на упрощёнке появился НДС. Если доход за 2025 год превысил 20 млн ₽, с 1 января 2026 года налогоплательщик платит НДС. Закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ сохранил порог 20 млн ₽ на 2027–2029 годы. Это около 1,67 млн ₽ выручки в месяц или 55 тыс. ₽ в день. При среднем чеке 500 ₽ (условный пример) порог наступает примерно на 110 гостях ежедневно.

Плательщик УСН с НДС может выбрать ставки 5% или 7% вместо общей. Тогда входной НДС поставщиков к вычету не принимается и попадает в расходы. Если закупщик берёт продукты у поставщиков на общей системе, посчитайте оба варианта до подачи заявления.

Режим выбирайте вместе с бухгалтером до первых продаж. Заявление о переходе на УСН подают вместе с документами на регистрацию или в течение 30 календарных дней после постановки на учёт.

Уведомление подают через Госуслуги до начала фактической работы кафе. Новый СанПиН для общепита действует с 1 сентября 2026 года, поэтому готовить кухню нужно уже по нему.

Порядок уведомления утверждён постановлением Правительства от 27.05.2025 № 725. Оно действует с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2031 года и заменило постановление № 584. Услуги общественного питания стоят в перечне под кодом ОКВЭД 56. Управляющему важно знать четыре правила:

• подача идёт через Единый портал госуслуг или региональные порталы (п. 2 Правил);
• уведомление подают до начала фактического оказания услуг (п. 15), днём подачи считается день подписания на портале (п. 8);
• об изменениях сообщают в течение 10 дней (п. 18), о прекращении работы в день фактического прекращения (п. 11);
• по статье 19.7.5-1 КоАП за пропуск штраф для ИП и должностных лиц 7 000–12 000 ₽, для организаций 24 000–48 000 ₽, а при повторе 15 000–25 000 ₽ и 50 000–60 000 ₽ соответственно.

Уведомление заполняется за один вечер на Госуслугах, а без него не выдадут лицензию на алкоголь. Подробный порядок подачи разобран в статье Уведомление в Роспотребнадзор о начале деятельности кафе.

СанПиН 2.3/2.4.4282-26 утверждён постановлением Главного санитарного врача от 02.06.2026 № 18 и зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 под № 86854. Документ действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года, прежний СанПиН 2.3/2.4.3590-20 утратил силу. Для кухни кафе из изменений важны такие:

• ртутные термометры запрещены (п. 48), на раздаче допускается выносной термометр вместо стационарного;
• горячие блюда стоят на раздаче не дольше 3 часов, продавать блюда на следующий день и замораживать остатки нельзя (п. 32);
• температуру холодильников записывают ежедневно (п. 35);
• в заведении меньше 25 мест сырьё и готовые блюда допускается хранить в одном холодильнике в закрытых контейнерах (п. 29), а туалет может быть один (п. 34);
• бракеражные журналы стали рекомендацией, а ХАССП проверяют по тому, как он работает на кухне.

За нарушение санитарных требований по статье 6.6 КоАП ИП платит 5 000–10 000 ₽, организация 30 000–50 000 ₽, либо работу приостанавливают на срок до 90 суток.

Лицензия нужна на любой алкоголь, кроме пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи (ст. 18 Закона № 171-ФЗ). Значит, кафе с пивным меню может работать без неё, а бокал вина или коктейль с ликёром требуют лицензии.

Лицензия на общепит оформляется отдельно от розничной. Она разрешает закупку по договору поставки, хранение, в том числе во вскрытой таре, использование алкоголя для напитков и блюд и отпуск в розлив или во вскрытой таре в месте, указанном в лицензии, и в сезонном зале. Готовить фламбе или соус на вине без лицензии нельзя: суды считают это нарушением.

Что платить и что готовить:

• госпошлина 65 000 ₽ за каждый год действия лицензии, для объектов в сельской местности 20 000 ₽ (ст. 333.33 НК РФ), за 3 года это 195 000 ₽ на одно заведение;
• заявление рассматривают 15 рабочих дней (с 1 сентября 2026 года, п. 19.1 ст. 19 Закона № 171-ФЗ), раньше срок составлял 30 календарных дней;
• в пакет входят сведения из единого реестра уведомлений о начале общественного питания, поэтому уведомление подаёте до лицензии;
• зал обслуживания посетителей обязателен, в многоквартирном доме его площадь по общему правилу не меньше 20 кв. м, регион вправе повысить порог или запретить такую торговлю;
• расстояние до школ, больниц и спортивных объектов задают муниципалитеты.

Если хотите вино, считайте 65 000 ₽ в год и ещё 15 рабочих дней ожидания, и закладывайте их в график открытия. Пошаговый порядок оформления есть в статье Как получить лицензию на алкоголь.

ЕГАИС нужен, как только в кафе появляется алкоголь по лицензии: оборот алкоголя, не зафиксированного в системе, запрещён, за это отвечают по статье 14.19 КоАП. Подключиться можно самостоятельно через УТМ, универсальный транспортный модуль.

По разъяснениям Росалкогольтабакконтроля для общепита:

• УКЭП нужна на каждое обособленное подразделение, то есть на каждое заведение сети;
• на одну точку продаж ставится один технический комплекс, независимо от числа лицензий;
• сертификация компонентов и пломбировка не требуются, а для тренировки есть тестовый контур;
• после аннулирования или окончания лицензии на возврат остатков даётся 2 месяца, продлить этот срок нельзя.

С 1 марта 2026 года сопроводительные документы нужно вести в электронном виде, а бумажные ТТН допускаются до 1 марта 2027 года. Для маркированного пива и сидра документом служит УПД, который уходит в ГИС МТ. УКЭП ИП и руководителя организации выдаёт удостоверяющий центр ФНС, а бухгалтеру или кладовщику, который работает в системе, оформляют машиночитаемую доверенность. Как это делается для ЕГАИС, написано в статье Подключение к ЕГАИС: пошаговая инструкция.

Для заведений на iiko работу с ЕГАИС, ЭДО, «Честным знаком» и «Меркурием» закрывают сервисы DocsInBox: они подключаются к учёту в iiko.

УКЭП нужна всегда, ЕГАИС только с алкоголем, и подключать их лучше до первой поставки.

«Честный знак» нужен кафе, если на склад приходят маркируемые товары. Для общепита это пиво и слабоалкогольные напитки, безалкогольные напитки, вода и ряд других групп.

По данным КонсультантПлюс, сведения о продаже маркированного пива, сидра и других слабоалкогольных напитков в потребительской упаковке общепит передаёт через онлайн-кассу, передачу можно поручить ОФД. Немаркированные остатки таких напитков разрешалось продавать до 15 января 2025 года.

Из безалкогольных напитков маркируют:

• квас с кодом ТН ВЭД 2206 00 590 9 в потребительской упаковке, кроме полимерной и стеклянной;
• другой квас и безалкогольные напитки в упаковке, кроме полимерной, стеклянной и банок;
• соки, морсы, компоты и напитки на растительном сырье в любой потребительской упаковке.

Маркируют производитель или импортёр, кафе принимает уже маркированный товар. Немаркированные остатки, выпущенные или ввезённые до 1 июня, можно продавать до конца срока годности. Закупщику и кладовщику достаточно проверять код на упаковке при приёмке, а бармену сканировать его при продаже.

Как зарегистрироваться в системе и что именно маркировать, описано в статье Маркировка Честный знак – что это такое, как получить, что маркировать.

Если кафе закупает мясо, птицу, молоко, рыбу или яйца, каждая партия приходит с электронным ВСД в ФГИС «Меркурий», и кафе гасит его после приёмки в течение 24 часов. Это правило Приказа Минсельхоза от 13.12.2022 № 862, который действует с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года. Раньше срок составлял 1 рабочий день.

Что ещё нужно знать шеф-повару и кладовщику:

• если ФГИС работает в аварийном режиме, гасить допускается в течение 24 часов с момента возобновления работы (п. 23);
• слишком быстрое гашение, в 2 и более раза короче среднего срока для такой же перевозки по тому же маршруту, служит индикатором риска для ветеринарного контроля (Приказ Минсельхоза от 11.12.2024 № 732), поэтому гасите после реальной приёмки;
• за 5 и более некритических ошибок регистрацию приостанавливают на 1 день за каждую, но не более чем на 90 дней, за 2 и более критических на 10 дней за каждую, но не более чем на 180 дней.

Если машина пришла в пятницу утром, гашение нельзя оставлять на понедельник: срок истечёт в субботу. Кто в заведении получает доступ и как гасить документы, описано в статье Как работать в системе Меркурий для общепита?.

Касса обязательна в кафе при любом способе оплаты: общепит применяет ККТ и для наличных, и для безналичных расчётов (письмо Минфина от 29.07.2024 № 30-01-11/70572). Исключения узкие: питание обучающихся и работников образовательных организаций с основными общеобразовательными программами во время занятий и ярмарки при определённых условиях.

Что сделать до открытия:

• зарегистрировать ККТ в налоговой, в параметрах регистрации указать признак «ККТ в общественном питании» (тег 1290);
• заключить договор с оператором фискальных данных, через него чеки уходят в ФНС;
• настроить ставки НДС по выбранному режиму, об этом заранее спросите бухгалтера;
• подключить оплату по QR-коду или СБП, если гости будут платить так.

За расчёт без кассы ИП и должностное лицо платят от 25% до 50% суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽. При чеке на 1 000 ₽ штраф составит всё равно 10 000 ₽, то есть в 10 раз больше суммы.

До открытия нужны три вещи: порядок по пожарной безопасности, договор на вывоз отходов и допуск персонала с медосмотром и гигиенической подготовкой.

Пожарная безопасность. Правила противопожарного режима утверждены постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479. Управляющий назначает ответственного, проводит инструктажи для персонала и держит в зале план эвакуации и огнетушители.

Вывоз отходов. Собственники твёрдых коммунальных отходов обязаны заключить договор с региональным оператором по ТКО (ст. 24.7 Закона № 89-ФЗ). Для кафе это значит подписать договор до первого дня работы, а не после первого предписания.

Санкнижки и медосмотры. Медосмотры и гигиеническая подготовка персонала описаны в п. 24 СанПиН, порядок осмотров задаёт приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Ежедневный осмотр сотрудников фиксируют в гигиеническом журнале (п. 25). Повара, бармены и официанты выходят на смену с действующей медкнижкой.